Zoom för personal

Grundtipsen på vår Zoom-startsida bör absolut läsas igenom av alla som jobbar på Fojo, så vi rekommenderar att du börjar där om du inte redan har läst. Framför allt säkerhetsbiten har det pratats om mycket den senaste tiden och det kan vara bra att veta vad som gäller.

Här finns en kort guide till hur man skapar och bjuder in till Zoom-möten via pluginen i Outlook:

Några fler saker att tänka på:

När du ska vara med på ett möte är det viktigt att du fokuserar på just det och ingenting annat. Det är lika viktigt oavsett om du är på kontoret eller om du sitter hemma vid köksbordet. Samtidigt vet vi om att du förmodligen har mycket att göra på jobbet och att det är väldigt lätt att bli distraherad eller störd av inkommande mejl. För att försöka undvika den typen av distraktioner tipsar vi att du tänker såhär:

  • Förbered ditt “mötesrum,” så mycket du kan: ha skärm, mus och tangentbord redo, plocka undan på köksbordet om du ska sitta där, ta fram alla hörlurar och mikrofoner du kan behöva, ladda kaffekokaren och vattenglaset, se till så att du har rätt ljus och från rätt riktning.
  • Klä dig på precis samma sätt som om du skulle gå till din arbetsplats. Att ha “jobbkläder” kommer att försätta dig i ett annat mentalt tillstånd än om du sitter i soffan med mjukisbyxor och tischa.
  • Om du behöver kolla din mejl – gör det då innan mötet börjar och stäng sedan ditt mejlprogram (även på telefonen).

Problem som kan dyka upp

Det där med teknik vet vi ju alla att det inte alltid funkar som man skulle önska. Och eftersom hela kursen bygger på att du kan koppla upp dig via din dator, kommer du säkert att råka ut för någon sorts tekniska problem.

Här är några tips som kan förmildra något:

Ladda ner Zoom

Gå till Zooms hemsida och ladda ner programvaran i god tid innan kursen startar. Det finns inget som är så irriterande som möten som störs av att en eller ett par deltagare inte kommer in i programmet för att de har väntat till sista minuten.

Koppla upp och testa

Du kan testa din ljud- och ljusinställningar även innan du ansluter till ett möte. Vi tycker absolut att du ska göra detta i god tid så att du ser att du hörs och att du kan höra.

Länkar

Om du vill gräva lite djupare

10 tips for a successful online meeting or workshop

Alan Atkisson har kört workshops online sedan 90-talet. Han vet vad han snackar om.

Skapa mer mingel på digitala mötesplatser

LNU:s egen expert Alastair Creelman tipsar om hur man får den där nära-känslan även om man är långt borta

Zoombombad

Creelman fortsätter med sina tips: detta handlar om hur man gör när man blir Zoombombad, dvs när oönskade personer tar sig in i ditt möte (händer främst stora öppna webinarier, men kan vara bra att ha koll på).

Webinar: effektiv kursdesign med ABC-metoden

Nätverket för IT i högre utbildning visar hur man använder en hands-on, effektiv och kreativ planeringsmetod för design av kurser i blended format.

The good, the bad and the ugly of distance education

Charlotta Hilli på Åbo Akademi har bloggat om att undervisa på distans

Oviktigt

Men lite humor måste man få ha med också

7 smarta verktyg

Skapa ett komplett mötesrum

De här digitala verktygen är kostnadsfria (eller har åtminstone en gratisversion) och kan användas som komplement till Zoom. Tänk bara på att inte introducera eller använda för många verktyg i samma lektion eller möte eftersom det blir förvirrande för deltagarna. Alla verktygen kräver någon form av inloggning och förberedelse av den som skapar, och ibland krävs det även inloggning av övriga deltagare. Testa detta innan lektionen. Om det finns tid och möjlighet är det bra att låta deltagarna logga in och testa verktyget innan lektionen.

Mentimeter

En fantastisk verktygslåda för konferenser där du kan skapa omröstning, live-feedback och livekommentarer från alla. Deltagarna använder sin egen dator eller telefon till att gå in på menti.com, anger en kod de fått av dig och sen svarar. Ingen inloggning krävs för deltagarna (bara för dig som skapar).

Padlet

Onlineversion av en whiteboard där alla kan slänga upp post-it-liknande rutor, lägga till presentationer och bilder och kommentera varandras stickers. Bra för samarbeten och deltagarna behöver inte logga in eller skapa konton om de får en färdig länk av dig.

Mindmeister

Bra verktyg om man vill låta deltagarna skapa mindmaps. Väldigt intuitivt. Om du har en flerdagarsutbildning kan det vara ett kreativt sätt att låta deltagarna arbeta på egen hand och sen kan du be dem skicka in sina mindmap och presentera dem.

Miro

Ett mångsidigt verktyg med många funktioner relaterade till en agil arbetsmetod. Format för retrospekt, user-stories, kanban och road maps. Mest användbart om man jobbar över en längre period tillsammans, exempelvis för projektplanering eller terminskurser.

Facebookgrupper

Om du har en kurs där du behöver dela filer och behöver ett diskussionsforum, kan en Facebookgrupp vara smidig. Kom bara ihåg att se till så att det är en stängd eller hemlig grupp så att inte obehöriga kommer in. Och eftersom alla finns på Facebook redan så är det ett bra sätt att hålla kontakt även efter kursen.

Slack

Ett utmärkt chat-verktyg där konversationerna sorteras i trådar. Olika kanaler gör att man kan ha multipla diskussioner igång inom olika ämnen och med olika grupper (teams). Kräver inloggning för alla.

Trello

Klassisk anslagstavla med to-do-listor som kan anpassas för alla möjliga situationer. Varje uppgift kan kommenteras av andra och ordnas i olika kategorier med drag-n-drop. Slack och Trello används ofta tillsammans av utvecklingsgrupper. Kräver inloggning.

Zoom Hacks

Små detaljer som kan göra saker enklare

DIREKTLÄNKAR

Om man vill skapa en direktlänk till att delta via webbrowser, skriv https://lnu-se.zoom.us/wc/join/rumsnummer. Det fungerar också om ni har en desktop klient öppen och vill ansluta till ert eget möte med en webbklient för att testa och dema (kamera går dock inte att dela på båda applikationer samtidigt)

TVÅ SKÄRMAR = TVÅ STRÖMMAR

Den som har två skärmar kan ställa in sin Zoom så att den visar två strömmar. Bra om man delar sin skärm så kan man se deltagarna på den ena och det man delar eller någon annan delar på den andra skärmen. Kräver att man har valt extended monitor för sin dator. Inställningen finns under Settings: General – Use Dual monitors. (kan ligga ngn annanstans också om ni inte har nyaste versionen av klienten – skaffa den)

SKAPA BREAKOUT ROOMS I FÖRVÄG

Det finns s.k. pre-assigned breakout rooms. Det innebär att man innan mötet startar kan göra det antal breakout rooms man vill ha och också namnge dessa (sars, corona, mässling eller ngt). Använder man sedan breakout rooms har man två val, dels använda de pre-assigned och namngivna dels ordinarie valet. Man kan också lägga till sina användare i förväg med e-post men då behöver det stämma överens med deras e-post när de loggar in i zoom.

ANVÄND PADDAN SOM KONTROL

Om man gillar och tror på direkt feedback så loggar man in på sitt eget möte med sin mobil eller platta och använder den som ‘kontrollmonitor’. Man ser ju direkt på den vad ens deltagare ser när man delar skärm etc.

CO-HOSTS TILL GRUPPRUM

När man gör grupprum i sitt möte (breakout rooms) så kan co-hosts flytta sig själva mellan rummen. Det kan vara användbart om man är flera som ska ‘gå runt’ och hjälpa deltagarna men man kan ju också välja att göra alla (en i taget än så länge) till co-host så att de själva får välja till vilket rum de vill gå. Det blir självorganiserande på så vis.

INSPELNING OCH GDPR

Be de som inte vill vara med i inspelningen att slå av video och ljud. Tänk på att inte läsa upp namn om ni läser frågor i chatten och dölj de som inte har video, antingen genom att klicka på en deltagare utan videobild eller under settings – video – hide non video participants innan ni spelar in.

DELA MERA

När man väljer share screen i Zoom finns utöver screen och applikationer också möjligheten att dela sin iphone/ipad om man är på samma trådlösa nät. Under Advanced kan man också hitta några användbara delningsmöjligheter: Delar av skärm (om man har en sådan där jätteskärm exvis), dela enbart ljud (meditativt) och en andra kamera (dokumentkamera kanske).

DÖP DIG TILL DET DU ÄR

Använd rename-möjligheten för att visa vem du är, vilken samtalsgrupp du vill tillhöra i gruppdiskussionen eller något annat roligt/nyttigt i ert nästa ‘debattarium’. Inställningen hittar du under Tre prickar i videorutan, exempel ‘Kaffee, Lars’, ‘Introvert, Markus’, ‘Grupp 8, Åsa’, etc. Kan tillföra en intressant kontextualitet och låter dig lättare tilldela individer i grupper i manuella Breakouts då de blir försorterade.