Om allmänheten ska kunna använda sig av handlingsoffentligheten fullt ut, måste den kunna få överblick över de handlingar som finns hos våra myndigheter. Därför har myndigheterna en skyldighet att upprätta register över sina allmänna handlingar. Det framgår av 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen, OSL. Man säger att myndigheterna har en registreringsskyldighet – att de måste diarieföra sina allmänna handlingar. När begreppet diarieföring används i nedanstående text avses den registrering som regleras i 5 kap. 1–2 §§ OSL. Rutinen att löpande registrera handlingar i takt med att de kommer in eller upprättas ger inte bara överblick, utan ska också minska risken för mörkläggning. Om en handling är registrerad i ett offentlig diarium blir det svårare för myndigheten att förneka dess existens, är tanken. Det bygger förstås på att myndighetsanställda plikttroget registrerar de handlingar som omfattas av registreringsskyldigheten. Tyvärr slarvas det en del på den punkten, men det fungerar tillräckligt ofta för at diarierna ska fylla en funktion för den som letar efter allmänna handlingar. Att diarieföra är förstås även till hjälp för myndigheterna själva i deras löpande arbete. Verksamheten hos en myndighet genererar drivor av dokumentation och det gäller att hålla ordning på alla papper och filer. Till syvende och sist är det ändå allmänhetens insyn som motiverar bestämmelsen i OSL 5:1.

”Reglerna bör syfta till att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Detta kan i vissa fall komma att innebära krav på längre gående registreringsåtgärder eller andra åtgärder än vad som är motiverat från rent administrativa utgångspunkter” /Prop. 1979/80:2 del A, s. 354

Många myndigheter har ett centralt register över sina allmänna handlingar, men det är inget krav (RÅ 1991 ref. 50). Det är alltså tillåtet att ha separata diarier för vissa verksamheter eller handlingstyper inom en myndighet . Enligt JK bör en myndighet dock eftersträva att samtliga diarier är tillgängliga från en och samma terminal för den som vill ta del av handlingar (JK 396-98-22). Om en myndighet använder sig av flera diarier måste allmänheten få information om det när den kontaktar myndigheten för att ta del av diariet (se JO 1990/91 s. 375 och JO 3579-05). Numera är myndigheternas diarier digitala, vilket betyder att du kan begära skräddarsydda utdrag som visar just den ärendetyp, verksamhet eller tidsperiod som intresserar dig. En sådant utdrag är en så kallad potentiell handling som du har rätt att få ut om den kan sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Du kan till exempel begära en lista över alla skrivelser som kom in till en myndighet under förra veckan eller alla ärenden av en viss typ som har registrerats de senaste fem åren. De flesta myndigheter har så kallade registratorer anställda. På den tiden då myndigheterna främst kommunicerade med omvärlden via papperspost kom merparten av alla korrespondens in till registraturen centrala postöppning. Där diariefördes den som inkommande handlingar av just registratorerna. På samma sätt gick mycket av den utgående posten via registraturen. Nu har uppgiften att diarieföra spridits ut på fler yrkesgrupper. Det beror på att mejl och annan elektronisk kommunikation ofta går direkt till de enskilda tjänstemännen på myndigheten utan att passera registraturen. I många fall loggar tjänstemännen själva in på myndighetens digitala diariesystem och registrerar handlingarna. Registratorerna har fortfarande ett övergripande ansvar för diarieföringen, och de brukar ha bra koll på vilka handlingar som förekommer på myndigheten. De kan med andra ord ge god vägledning till den som letar efter handlingar. Ofta har de en gemensam funktionsbrevlåda dit man kan mejla förfrågningar. Adressen brukar finnas på myndighetens hemsida. Ett annat sätt att nå dessa personer är att ringa växeln och be att få tala med ”registrator”, ”registraturen” eller ”diariet”. Finns handlingen du efterfrågar i ett pågående ärende är det vanligt att du blir hänvisad vidare till handläggaren i det ärendet. Är ärendet avslutat kopplas du kanske till arkivet i stället. Vad ska registret innehålla? Av OSL 5:2 framgår att registret över allmänna handlingar hos en myndighet ska innehålla följande uppgifter: 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör. Uppgifterna i punkt 1 och 2 är obligatoriska. Det är uppgifter som ”praktiskt taget aldrig kommer att omfattas av sekretess” som det står i förarbetena. De obligatoriska uppgifterna ska vara ”…en garanti mot att existensen av en sekretessbelagd handling hålls hemlig, låt vara att de uppgifter som står att finna i ett register kan vara begränsade” (prop. 1979/80:2 del A, s 359). Uppgifterna i punkt 3 och 4 ska däremot utelämnas om de är hemliga. ”För att fylla sitt syfte måste ju registret kunna hållas allmänt tillgängligt”, som det står i förarbetena (prop. 1979/80:2, Del A, s. 358). Vem som helst ska kunna dyka upp på myndigheten och gå igenom registret utan att personalen först måste gör en sekretessprövning och maskera eventuella hemliga uppgifter. Det bygger på att myndigheten inte för in hemliga uppgifter i det diarium som man är skyldig att hålla allmänt tillgängligt. I fallet JO 2014/15 s. 630 hävdade Ungdomsstyrelsen att namnen på personer som hade begärt ut allmänna handlingar från myndigheten var sekretessbelagda. Ändå hade dessa namn förts in i diariet. JO skrev: ”Om det funnits skäl att med stöd av reglerna i OSL sekretessbelägga namnen borde dessa inte ha förts in i diariet”. Vad är det då för prövning som myndigheten ska göra när den avgör om avsändare/mottagare och vad handlingen rör ska utelämnas i diariet? Av förarbetena framgår att det handlar om att bedöma risken för att ett sekretesskyddat intresse skadas om en viss uppgift tas in i diariet.

”…uppgift som rör en handlings avsändare, ingivare eller mottagare eller dess innehåll skall utelämnas eller särskiljas om det behövs av sekretesskäl.” /Prop. 1979/80:2, del A, s. 358

De här prövningen är lite udda eftersom en sekretessprövning som regel sker i förhållande till en viss sökande. I det här fallet görs prövningen på förhand, utan att myndigheten känner till vem som senare kommer att ta del av diariet och för vilka syften. I förarbetena kan man läsa följande:

”Vid prövningen av om vissa uppgifter sålunda skall utelämnas har myndigheten att tillämpa de materiella sekretessreglerna i lagen.” /Prop. 1979/80:2, del A, s. 358

I beslutet JO 2014/15 s. 630 skriver JO att ”…prövningen ska göras enligt reglerna i OSL, dvs. en bestämmelse om sekretess måste vara tillämplig för att myndigheten ska kunna underlåta att registrera en uppgift om avsändare eller mottagare”. En avsändares namn kan till exempel vara hemligt om socialtjänsten har fått in ett brev från en enskild person. Tanken är att ingen ska behöva skylta med sina kontakter med sociala myndigheter (se exempelvis KR Sundsvall 2049-02). I andra fall kan avsändaren vara offentlig men ärendet så känsligt att det inte kan beskrivas i diariet ens ”i korthet”. Ett exempel på en sådan situation är den som var aktuell i KR Göteborg 2063-17. Där bedömde kammarrätten att det var hemligt om Försäkringskassan hade skickat in en IT-incidentrapport till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. När ska en handling diarieföras? ”Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet”, står det i OSL 5:1 1 st. Det finns alltså ingen exakt tidsgräns i lagen, men JO skriver följande i beslutet 3579-05:

Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen skall ske så snart det är praktiskt möjligt. För en handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hands att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handlingar som inges till myndigheten på annat sätt är det önskvärt att de diarieförs i nära anslutning till ingivandet. I normalfallet bör registrering ske senast påföljande arbetsdag.

Handlingar som inte behöver registreras För det första är det bara allmänna handlingar som måste registreras, vilket framgår av OSL 5:1 1 st. För det andra finns det undantag från registreringsskyldigheten även när det gäller allmänna handlingar. Tre av dem framgår av OSL 5:1 2–4 st:

1. Om en myndighet har ett datasystem och låter en annan myndighet få tillgång till detta, är det bara den första myndigheten som ska registrera de handlingar som förekommer i systemet (OSL 5 :1 2 st).
2. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade på annat sätt (OSL 5:1 3 st).
3. Allmänna handlingar av uppenbart ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver varken registreras eller hållas ordnade (OSL 5:2 4 st).

Här ska vi först titta närmare på undantaget i bestämmelsens tredje stycke där det står: ”Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats”. Det framgår inte av lagtexten vem som ”utan svårighet” ska kunna fastställa vad som har kommit in eller upprättats. Det skulle kunna vara myndighetens egen personal. Men uttalanden i förarbetena talar för att det är allmänheten som avses. I propositionen till den tidigare sekretesslagen står det att en myndighet ska hålla ”…handlingarna så ordnade att den utomstående själv kan skaffa sig en överblick över dem” (prop. 1979/80:2 del A, s 355). I ett fall som gällde intresseanmälningar och ansökningar till en ledig tjänst som inte hade diarieförts var JO kritisk till att myndigheten inte heller höll dem ordnade så att det ”…utan hjälp av ett register… var möjligt för en utomstående att vid ett besök hos myndigheten skapa sig en bild av vilka ansökningar och intresseanmälningar som kommit in” (JO 1990/91 s. 409). I fallet JO 1995/96 s. 489 konstaterade JO att en samling handlingar som hålls ordnade på annat sätt inte får blandas med handlingar som omfattas av sekretess. Det här eftersom allmänheten då inte kan ”…tillåtas att på egen hand skaffa sig en överblick över vilka handlingar som finns där”. När det gäller handlingar i ärenden kan myndigheten göra så att den bara registrerar den första handlingen och sedan håller övriga handlingar ordnade i akten med en kort anteckning för varje handling på aktkappan eller i dagboksbladet (JO 1991/92 s. 124). En myndighet kan också hålla handlingar av en viss typ ordnade i kronologisk eller alfabetisk ordning i en pärm som representanter för allmänheten sedan kan bläddra i själva. Att hålla handlingar ordnade i stället för att diarieföra dem kallas också för systematisk ordning:

”Med systematisk ordning avses att handlingarna hålls samlade på ett konsekvent och överblickbart sätt som är begripligt även för en utomstående. Det kan till exempel innebära handlingar förvaras i kronologisk eller alfabetisk ordning, efter personnummer*, kurskoder eller på liknande sätt.” /Lunds universitets Handbok i dokumenthantering

* Se dock JK:s beslut i diarienummer 396-98-22 där JK ifrågasätter om det är lämpligt att sortera till exempel förordnanden i personnummerordning. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är sorterade i alfabetisk ordning efter namnet på den som har blivit förordnad.

JO har i ett beslut uttalat att myndigheter måste vara konsekventa i frågan om handlingar av ett visst slag ska registreras eller hållas ordnade på annat sätt. Det duger inte att göra olika från fall till fall (JO 1995/96 s. 485). Att ge direkt tillgång utan förhandskontroll fungerar inte för handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. En myndighet kan inte låta allmänheten bläddra fritt bland handlingar som innehåller potentiellt hemliga uppgifter. Den typen av handlingar kan bara lämnas ut efter en sekretessprövning i det enskilda fallet. För handlingar som omfattas av sekretess gäller alltså huvudregeln att de ska diarieföras. Om en handling är hemlig ska det åtminstone vara offentligt att den existerar, är lagstiftarens tanke. Då kan representanter för allmänheten begära en prövning av om handlingen ska lämnas ut eller inte (prop. 1979/80:2, del A, s. 359). I OSL 5:1 3 st finns en regel som säger att handlingar av uppenbart ringa betydelse för myndighetens verksamhet inte behöver vare sig registreras eller hållas ordnade på annat sätt. Det gäller även om de innehåller hemliga uppgifter (JO 6579-2016). I förarbetena nämns några exempel på sådana handlingar (prop. 1979/80:2 del A, s. 356–357):

• Pressklipp
• Cirkulär
• Reklamtryck
• Statistiska meddelanden
• Kopior av andra myndigheters yttranden
• Anonyma skrifter
• Skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll

Möjligen kan en inkommen skriftlig begäran om utlämnande av handlingar läggas till listan ovan, åtminstone om de begärda handlingarna lämnas ut omedelbart, se på sidan 494 i JO 1998/99 s. 485. Det är alltså handlingarnas betydelse för myndighetens verksamhet som är det avgörande. Allmänna handlingar som är oviktiga för myndigheten kan i och för sig ha ett insynsvärde för allmänheten, men de behöver inte registreras (prop. 1979/80:2 del A, s. 356–357). Myndigheter med undantag från registreringsskyldigheten Myndigheter som masshanterar vissa typer av handlingar kan få undantag från registreringsskyldigheten. Av OSL 5:3 framgår att regeringen – om det finns särskilda skäl – får föreskriva att handlingar av ett visst slag som förekommer i betydande omfattning hos en myndighet inte behöver registreras.

”Enbart det förhållande att antalet handlingar är stort och registreringsskyldigheten därför kan bli betungande bör dock inte vara helt avgörande. Mot de vinster i kostnader och arbete som kan göras måste vägas intresset av allmän insyn i myndigheternas verksamhet. Detta har i bestämmelsen kommit till uttryck att särskilda skäl krävs för att undantag skall kunna föreskrivas.” (prop. 1979/80 del A, s. 357-359).

Regeringen har listat de myndigheter som har undantag från registreringsskyldigheten i 2 § offentlighets- och sekretessförordningen, OSF. Där framgår också vilka handlingstyper hos respektive myndighet som berörs av undantaget. Försäkringskassan behöver inte registrera handlingar i försäkringsärenden, Skatteverket behöver inte registrera deklarationer och Socialstyrelsen behöver inte registrera anmälningar till donationsregistret för att nämna några exempel. Hemliga register Regeringen kan tillåta myndigheter att ha hemliga register över allmänna handlingar som förekommer i en viss ärendetyp eller verksamhet. Det följer av 5 kap. 4 § OSL. Regeln tar sikte på register, som om de hölls öppna, bara skulle kunna innehålla de obligatoriska uppgifterna om datum och diarienummer för varje handling. Enligt lagstiftaren är det inte motiverat att föra sådana register. Allmänheten skulle inte ha något större nytta av dem.

”Ett sådant register skulle tvinga myndigheten till en omfattande dubbelregistrering samtidigt som det öppna registret för den utomstående skulle vara av föga värde” (prop. 1979/80 del A, s. 357-359).

I 3 § offentlighets- och sekretessförordningen kan man läsa vilka myndigheter som får ha hemliga register i delar av sin verksamhet. Hos brottsbekämpande myndigheter gäller det till exempel register rör hemlig rumsavlyssning. Ett annat exempel är register över ärenden om könsbyte hos Skatteverket. Ett hemligt register ska innehålla alla de uppgifter som anges i OSL 5:2 1 st. Men allmänheten har inte direkt tillgång till det. Begär någon att få ta del av ett sådant register ska myndigheten göra en sekretessprövning för att avgöra om registret kan lämnas ut i någon del.

Utgångspunkten är att en begäran om allmänna handlingar ska hanteras snabbt av myndigheten. Har du begärt att få ta del av handlingar på plats hos myndigheten så gäller TF 2:15 som säger att handlingar ska lämnas ut ”genast eller så snart det är möjligt”. Om du istället har begärt att få kopior av allmänna handlingar skickade till dig så gäller TF 2:16 som säger att en sådan begäran ska hanteras ”skyndsamt”. Men vad betyder ”så snart som möjligt” eller ”skyndsamt”? Enligt JO ska en myndighet normalt lämna besked i utlämnandefrågan samma dag som en begäran har gjorts. Myndigheten ska alltså antingen lämna ut handlingen eller ge dig besked om att du inte har rätt att få ut den. Enligt JO får beskedet dröja någon eller några dagar om det är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Det kan förstås behövas ännu längre tid om begäran avser ett omfattande material. JO har uttalat sig om skyndsamhetskravet i många beslut, se bland annat JO 4209-09 och JO 5308-11. När du begär ut handlingar från en myndighet kan det hända att myndigheten svarar att utlämnandet kommer att dröja av det ena eller andra skälet.

Det är till stor del upp till dig hur du vill ta del av allmänna handlingar. Du kan be att få läsa originalhandlingar på plats hos myndigheten. Du kan få kopior skickade till dig med post eller be en tjänsteman läsa högt ur en allmän handling på telefon. Men det finns också begränsningar för vad myndigheterna är skyldiga att göra. Den viktigaste begränsningen är kanske att myndigheter inte behöver lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form, till exempel via mejl. Men många gör det ändå för att det är praktiskt och billigt. Oavsett vilken form för utlämnande som du väljer är utgångspunkten att myndigheten ska lämna ut handlingarna skyndsamt. Men myndigheten kan ta längre tid på sig om du till exempel har begärt ut många handlingar som behöver sekretessprövas. I vänsterspalten hittar du avsnitt där du kan läsa om de regler som gäller för olika former av utlämnande. Där hittar du också argumenten som du kan använda när myndigheten krånglar och inte vill lämna ut handlingar på det sätt som du vill.

Hur du formulerar din begäran om att få ut en allmän handling kan vara helt avgörande för om du får ut handlingen eller inte. Ju mer precis du kan vara när du beskriver handlingen desto större chans att myndigheten lämnar ut den snabbt och utan invändningar. Myndigheten är visserligen skyldig att hjälpa dig att identifiera de handlingar som du söker. Men om du efterfrågar handlingar som myndigheten inte vill skylta med så kan det hända att tjänstemännen är mindre hjälpsamma. Det finns alltid en risk att de väljer att”missförstå” din begäran trots att de nog inser vilka handlingar du fiskar efter. I några sällsynta fall har jag varit med om att myndigheten till och med försökt mörka den begärda handlingens existens i sitt avslagsbeslutet. Så här skrev dåvarande Fastighetsmäklarnämnden när jag begärde ut minnesanteckningar från myndighetens personalmöten: “I den mån minnesanteckningar förs är de inte allmän handling (varken inkomna eller upprättade enligt tryckfrihetsförordningen).” Det var först efter att jag hade överklagat till kammarrätten som det kom fram att Fastighetsmäklarnämndens chef alltid förde minnesanteckningar vid mötena och att dessa sedan mejlades ut till hela personalen (KR Sthlm 3060-11). Det här visar att lite förhandsresearch faktiskt kan spara tid. Om det framgår av din begäran att du har tagit reda på att handlingen faktiskt finns hos myndigheten så har du i alla fall eliminerat ett skäl för avslag. Det här betyder ju inte att du ska avstå från att begära ut handlingar i fall där du är osäker på vad handlingarna kallas eller inte ens vet om de existerar. Även en löst formulerad begäran kan ge bra utdelning i många fall. Myndigheterna har som sagt en skyldighet att hjälpa dig med att hitta handlingarna som du söker och många tjänstemän tar denna uppgift på stort allvar. Ibland kan det vara också vara bättre att lämna in en formell begäran till myndigheten än att försöka få en ovillig och stressad tjänsteman att förklara hur myndigheten dokumenterar den information som du söker. Jag försökte vid ett tillfälle ta reda på hur en kommun dokumenterade sin tillsyn av äldreboenden. Tillsynschefen beskrev det hela som ”en ständigt pågående dialog där vi försöker lyfta fram de goda exemplen”. Det var först efter det att jag hade lämna in en begäran som kommunen tvingades tänka igenom vilken dokumentation som faktiskt finns kring tillsynen. Delvis beror det här på att myndigheternas efterforskningsskyldighet vid en begäran om allmänna handlingar enligt TF är betydligt mer långtgående än den allmänna serviceskyldighet som gäller enligt förvaltningslagen när du ringer och ber om allmänna upplysningar.

Hovet tillhör inte den offentliga förvaltningen och omfattas inte av TF:s regler om handlingsoffentlighet (se RÅ 1999 ref. 48). Du kan ändå använda handlingsoffentligheten för att få en viss insyn i hovets angelägenheter genom att bevaka de myndigheter som hovet brevväxlar flitigt med. Det gäller t.ex. Statens fastighetsverk som förvaltar de kungliga slotten.

Allmänt Årsskiftet 1999/2000 skildes Svenska kyrkan från staten. Svenska kyrkans olika organ är därför inte längre myndigheter. Men det finns trots det en omfattande handlingsoffentlighet inom Svenska kyrkan. Denna handlingsoffentlighet kan delas upp i två huvudtyper: 1. Den som regleras i TF. 2. Den som regleras av kyrkan själv. Grundlagsreglerad handlingsoffentligheten Den grundlagsreglerade handlingsoffentligheten inom Svenska kyrkan omfattar dels de handlingar som Svenska kyrkan har kvar från sin tid som statskyrka och dels de handlingar som uppkommer i den verksamhet som Svenska kyrkan utför på uppdrag av det allmänna (begravningar och kulturminnesvård). Svenska kyrkan har fått behålla allmänna handlingar som kom in och upprättades inom Svenska kyrkan till och med sista december 1999 när Svenska kyrkans organ fortfarande var myndigheter. Det här framgår av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m. Om någon begär ut dessa handlingar så ska svenska kyrkan tillämpa reglerna i OSL och till viss del också TF (framgår av OSL 2:5 och TF 2:22 1 st). TF:s regler om handlingsoffentlighet gäller också i Svenska kyrkans verksamhet enligt begravningslagen och när kyrkan använder och fördelar statligt stöd enligt kulturminneslagen. Det här framgår av bilagan till OSL. Inomkyrklig handlingsoffentlighet Även om denna del av Svenska kyrkans handlingsoffentlighet kallas ”inomkyrklig” så är den delvis lagreglerad (dock inte i grundlag). I 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan slås nämligen fast att ”var och en ha rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar”. Men samma paragraf ger Svenska kyrkan rätt att begränsa offentligheten med hänsyn till: 1. skyddet för enskildas personliga och ekonomiska förhållanden, 2. Svenska kyrkans ekonomiska intresse, eller 3. något synnerligen väsentligt intresse. Utifrån de här tre punkterna har Svenska kyrkan skapat sina egna sekretessregler som finns samlade kyrkoordningen (54 kap). Kyrkoordningen är inte en lag utan ett regelverk som beslutats av Svenska kyrkan högsta beslutande organ Kyrkomötet. Att överklaga Om du har begärt ut handlingar från Svenska kyrkan som omfattas av reglerna i TF och OSL så kan du överklaga ett eventuellt avslagsbeslut till kammarrätten. Om du däremot har fått ett avslagsbeslut efter att ha begärt ut handlingar inom området för den inomkyrkliga handlingsoffentligheten så får du föra ärendet vidare till högre instans inom kyrkan. Första instans för ett överklagande är domkapitlet och därefter Svenska kyrkans överklagandenämnd. Statlig tillsyn När Svenska kyrkans befattningshavare och uppdragstagare fattar beslut enligt TF och OSL så är det fråga om myndighetsutövning. Därför står denna verksamhet under tillsyn av JO och JK (se prop. 1998/99:38 s. 169, JO 2117-2007, JK 2744-00). JO och JK har däremot ingen tillsyn över Svenska kyrkans hantering av den inomkyrkliga handlingsoffentligheten.

När du ska begära ut information från en myndighet med stöd av handlingsoffentligheten ställs du inför ett antal val. För det första måste du bestämma dig för om du vill begära ut uppgifter ur en allmän handling eller om du vill ha ut själva handlingen. Vad är då skillnaden? Om du till exempel ber tingsrätten läsa upp vilket brott den åtalade dömdes för så begär du en uppgift ur en allmän handling. Om du däremot ber att få läsa hela domen så begär du ut själva handlingen. Att begära ut uppgifter ur en allmän handling kan vara bra om du bara vill kolla några enkla faktauppgifter. Då behöver du inte läsa igenom en massa text för att hitta det som är relevant för dig. Å andra sidan missar du sammanhanget där uppgifterna förekommer. En kopia av en allmän handling kan också väga tyngre som bevis om någon skulle ifrågasätta uppgifterna som du har fått från myndigheten. En annan viktig nackdel är att myndigheten kan avslå din begäran om att få ut uppgifter ur en allmän handling med hänvisning till att ett utlämnande skulle ”…hindra arbetets behöriga gång” (OSL 6:4).  Det betyder i klartext att myndigheten kan säga nej om den tycker att det skulle ta för mycket tid eller på något annat sätt orsaka för stort besvär att tillmötesgå din begäran. Några sådana begränsningar finns inte i en myndighets skyldighet att lämna ut allmänna handlingar. Om du bestämmer dig för att begära ut själva handlingen så ställs du inför ett nytt val. Du kan nämligen välja mellan att ta del av handlingen på plats hos myndigheten eller begära en kopia av handlingen som du antingen hämtar hos myndigheten eller får skickad till dig. Sammanfattningsvis kan du alltså begära ut uppgifter med stöd av handlingsoffentligheten på följande tre sätt:

1. Begära ut uppgifter ur en allmän handling med stöd av OSL 6:4.
2. Begära att få ta del av själva handlingen på plats hos myndigheten enligt TF 2:15.
3. Begära en kopia av handlingen som du hämtar ut eller får skickad till dig enligt TF 2:16.

Oavsett vilket alternativ du väljer så finns det en risk att myndigheten har synpunkter på hur du har utformat din begäran och därför nekar dig begärda uppgifter eller handlingar. Frågan är då om myndigheten har fog för sina invändningar eller inte.

Offentlighetsprincipen handlar om att ge allmänheten insyn i offentliga verksamheter. Principen kommer till uttryck på flera sätt i svensk lag. Det finns till exempel regler som säger att domstolsförhandlingar, riksdagsdebatter och sammanträden i kommunfullmäktige ska vara öppna för allmänheten. Meddelarfriheten som skyddar tjänstemän på myndigheter som lämnar ut uppgifter till massmedia är ett annat uttryck för offentlighetsprincipen. Allra viktigast är nog ändå handlingsoffentligheten som vi skriver om på denna sajt. Den ger oss tillgång till den enorma mängd information som finns samlad i myndigheternas allmänna handlingar. Handlingsoffentligheten innebär att du, jag och alla andra har rätt att begära ut och läsa de myndighetshandlingar som vi är intresserade av. Så om du vill veta vad livsmedelsinspektören tycker om din kvarterskrog? Begär ut inspektionsprotokollet från kommunen! Vill du veta om hantverkaren du tänker anlita har fått klagomål tidigare? Begär ett utdrag ur Allmänna reklamationsnämndens register! Är du osäker på om medierna ger en rättvis bild av ett uppmärksammat rättsfall? Be domstolen mejla en kopia av domen! Huvudregeln om handlingsoffentlighet finns i grundlagen, närmare bestämt i andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen, TF. Men det är en huvudregel med många undantag eftersom ett stort antal uppgifter i allmänna handlingar är hemliga enligt reglerna i offentlighets- och sekretesslagen, OSL. Namnet offentlighets- och sekretesslagen är för övrigt falsk marknadsföring eftersom reglerna om offentlighet är lätt räknade medan sekretessreglerna är otaliga och ständigt blir fler. Det är viktigt att veta att en myndighet bara kan hemlighålla en uppgift i en allmän handling om det finns en regel i offentlighets- och sekretesslagen som anger att just den aktuella typen av uppgift är för känslig för att lämna ut. Saknas det en sådan regel måste myndigheten lämna ut uppgifterna. Vad tjänstemännen på myndigheten tycker är lämpligt eller olämpligt att offentliggöra har ingen betydelse.

Det är ”myndigheter” som enligt grundlagen är skyldiga att på begäran lämna ut allmänna handlingar. Det framgår av TF 2:3 1 st. Men varken TF eller OSL ger besked om vad som är en myndighet i lagens mening. Lagarna innehåller inga listor över alla svenska myndigheter och inte heller någon definition av vad en myndighet är (se Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl., s. 51 f.f. och RÅ 1984 2:101). Om du har att göra med ett departement, en domstol, en statlig myndighet eller någon kommunal nämnd så är det självklart att dessa är myndigheter. Har du å andra sidan att göra med ett privat organ som ett bolag, en förening, en samfällighet, en stiftelse eller ett registrerat trossamfund så är dessa inte myndigheter och som regel gäller inte handlingsoffentligheten där (se RÅ 2008 ref. 6). Men det finns organ i gränslandet mellan privat och offentligt som är mer svårbedömda. Då måste du som begär ut handlingar kunna argumentera för att organet som har handlingarna ska betraktas som en myndighet. Det är inte säkert att tjänstemännen på det aktuella organet själva vet om handlingsoffentligheten gäller där (se t.ex. JO 1083-11). Något som talar för att ett organ är en myndighet är om det organisatoriskt hänger ihop med den offentliga förvaltningen. I RÅ 1979 2:11 prövade Regeringsrätten om en etisk kommitté vid Södersjukhuset var en myndighet. Domstolen kom fram till kommittén var en myndighet eftersom ledamöterna var utsedda av lärarkollegiet vid sjukhusets medicinutbildning och eftersom kommittén fick yttra sig i frågor om bidrag till forskningsprojekt vid sjukhuset. Man kan också argumentera kring frågan om organet utför sådana uppgifter som typiskt sätt brukar utföras av myndigheter (se RÅ 1984 2:101). Lagstiftningen ger alltså inget entydigt svar på vad en myndighet är. Däremot ger den besked om vilka organ som inte är myndigheter men som ändå måste tillämpa handlingsoffentlighet. I TF 2:5 kan man läsa att politiska församlingar som riksdagen eller landstings- och kommunfullmäktige ska jämställas med myndigheter vid tillämpning av TF. Och enligt 2:4 OSL gäller handlingsoffentligheten inom vissa verksamheter hos privata organ som finns uppräknade i bilagan till OSL. Gemensamt för dessa privata organ är att de har fått förtroende att ägna sig åt myndighetsutövning mot enskilda. Handlingsoffentlighet gäller därför till exempel i a-kassornas ärenden om arbetslöshetsersättning, hos Radiotjänst i ärenden där bolaget tar ut TV-avgift eller vid bilbesiktning som utförs av privata företag.