Om offentlighetsprincipen och annan nyckelinformation

Nyckelinformation om offentlighetsprincipen

  • Fullmakt

    Ännu ett sätt att komma runt sekretessen är att använda fullmakt från den/de som skyddas av sekretessen. Exempelvis en patient eller vårdtagare. Av OSL 12 kap 1 § gäller sekretess inte i förhållande till den enskilde själv. Rätten att genom fullmakt låta andra ta del av uppgifter om en själv stadgas i OSL 12 kap 1-2 §.

    En mall för hur en fullmakt kan se finns i slutet av den här texten.

    Det finns inget formkrav för hur en fullmakt ska se ut. Men en skriftlig sådan är naturligtvis att föredra. Det kan även vara bra att låta någon bevittna undertecknandet, även om inte heller det är ett krav.

    Det är bra att tänka på att en fullmakt inte får vara för ”vid”. Det går alltså inte att någon fullmakt att ta del av alla handlingar som finns hos en myndighet om en viss person. Fullmakten bör vara utformad så att det åtminstone någorlunda framgår vilka handlingar som omfattas av denna.

    En del tjänstemän anser sig kunna neka att lämna ut handlingar trots fullmakt. I domen 8277-18 (Kammarrätten i Stockholm) slås rätten fast att ta del av handlingar med stöd av fullmakt. Den som har god man har rätt att utan den gode mannens medgivande utfärda en fullmakt som ger utomstående rätta att ta del av handlingar om honom/henne. Det framgår av JO:s ärende 6231-13. Personer som är omyndiga kan vanligtvis inte lämna fullmakt. Men domen 1131-13 (Kammarrätten i Jönköping) visar att personer över 16 år har den möjligheten. Ofta kan det vara lättare att be den enskilde att själv begära ut handlingar som du som journalist sedan kan få ta del av. Det händer att myndigheter förhalar eller struntar i fullmakten om en journalist eller annan utomstående finns med i sammanhanget. Alternativt kan anhöriga begära ut handlingar. Ofta är myndigheten mer generös mot närstående. De anhöriga bör då inte berätta att de tänker visa handlingar för en journalist. I så fall är risken stor att myndigheten nekar att lämna ut. Ibland räcker det inte med fullmakt från en person. Om det förekommer uppgifter om flera enskilda personer i handlingarna kan fullmakt krävas även från dessa. En person, exempelvis en dotter, kan inte lämna fullmakt för en journalist att ta del av uppgifter om dotterns åldriga mamma. Mamman måste själv skriva på fullmakten. Alternativt kan dottern själv försöka få ut handlingar. Sekretessen gäller visserligen även mot henne, men myndigheter brukar vara mer öppna när det gäller information till anhöriga. Den anhöriga bör dock inte berätta att hon tänker visa handlingarna för en journalist.

    Mall för fullmakt:

    Härmed ger jag N N (Personnummer) i enlighet med Lagen om offentlighet och sekretess  12 kap 1-2 § tillstånd för X X, journalist på Dagbladet att ta del av följande handlingar som förvaras hos socialförvaltningen på PP kommun.

    • Personakt

    • IVOI-utredning • Anmälningar, rapporter och utredningar enligt Lex Sarah.

    Jag ger även tillåtelse för tjänstemännen AA, BB och CC vid myndigheten att lämna kommentera och lämna information angående mitt ärende.

    Fullmakten gäller från 1 november 2023 och fram till utgången av januari 2024, eller tills den återkallas om detta sker tidigare.

  • Överklaga – bra att veta

    Kräv skriftligt beslut. Ett besked om hemlighållande av handlingar ska innehålla motivering och hänvisning till den/de paragrafer beslutet grundar sig på. Här brister myndigheter ofta genom luddiga sekretessbesked utan motivering. Begär formellt skriftligt avslagsbeslut. I många fall backar då myndigheten och lämnar ut.

    Bygg ditt överklagande på juridiska argument – paragrafer och praxis. Domstolarna tar mindre hänsyn till tal om demokrati och allmänhetens rätt till insyn.

    Hänvisa till tidigare kammarrättsdomar och JO-uttalanden i likande fall. Sådana kan sökas fram på sajten allmanhandling.se som drivs av nyhetsbyrån Sirén.

    Stark eller svag sekretess? Tryckfrihetsförordningen stadgar rätten att ta del av handlingar. Offentlighets- och sekretesslagen, OSL, listar undantagen. Paragraferna i OSL är uppdelade i tre kategorier med olika grad av sekretess. Den vanligaste kategorin är den med svag sekretess där offentlighet är huvudregel och sekretess utgör undantag. Användbart argument vid ett övertagande. Om hur de olika kategorierna känns igen kan man läsa om här (länk nedan) på Offentlighetsjourens hemsida.

    Delvis utlämning. Om vissa uppgifter i en handling omfattas av sekretess ska handlingen i övriga delar lämnas ut. Det framgår av Tryckfrihetsförordningen 2 kap 15 §. Ofta räcker det med att namn och andra identifierbara uppgifter stryks.

    Märk ord. Sekretess till skydd för enskildas personliga och ekonomisk förhållanden återkommer i flera paragrafer som exempelvis polis, socialtjänst och sjukvård brukar hänvisa till. Tänk på att begreppet ”enskild” avser patienter, anhöriga, klienter, vittnen, misstänkta och andra utomstående. Aldrig myndighetens personal. Uppgifter om enskildas och ekonomiska förhållanden ska röra just sådana. Exempelvis förhållanden och brister i myndighetens egen verksamhet kan däremot inte hemlighållas med stöd av detta.

    Tänk på att sekretessen är tidsbegränsad. Ofta i decennier. Men i exempelvis OSL 31 kap 16 §, som myndigheter ofta hänvisar till när det gäller affärssekretess, är sekretesstiden bara två respektive fem år beroende på vilken myndighet det handlar om.

    Förnuftsmässiga argument. Kanske säger myndigheten nej med motiveringen att utlämnade av vissa uppgifter kan hota samhällets beredskap eller dess verksamhet (tex polisen, försvaret mfl). Kolla om myndigheten publicerat liknande uppgifter i andra sammanhang. Exempelvis nekade polisen att lämna ut uppgifter om bemanning i olika lokalpolisområden samtidigt som dessa uppgifter regelmässigt publicerades i de egna rekryteringsannonserna.

  • Namn, personnummer, adresser mm till offentligt anställda

    Namn, befattning, telefonnummer och e-postadresser till offentligt anställda är normalt offentliga uppgifter.

    Hemadresser och privata kontaktuppgifter omfattas däremot av sekretess.

    Offentligt anställdas personnummer är oftast offentliga uppgifter. Undantagna är dock ett antal personalkategorier i särskilt utsatta yrken, exempelvis polis, militärer, sjukvård, socialtjänst, domstolar mfl. Exakt vilka grupper framgår av 10 § i offentlighets och sekretessförordningen.

    Varje namn och tjänstetelefon och e-postadress var för sig är alltså offentliga uppgifter. Men sammanställningar av sådana kan omfattas av sekretess enligt OSL 15 kap 2 § (försvars- och beredskapssekretess) och OSL 18 kap 13 § (samhällets förmåga att hantera fredstida kriser).

    Efter pandemin och krigsutbrottet i Ukraina har allt fler myndigheter börjat hemlighålla sådan sammanställningar.

    Detta eftersom dev flesta myndigheter helt eller delvis utgör en del av totalförsvaret. Journalister som begärt ut listor på en kommuns alla anställda, uppgift om befattning och telefonnummer har fått avslag av det skälet. Samma sak gäller sammanställningar av personnummer.

    Det finns även domstolsutslag med likande innebörd i fall där alla namn i en enstaka förvaltning begärts ut.

    Myndigheter kan även neka att lämna ut listor med motiveringen att sådana inte utgör allmänna handlingar och därför inte behöver lämnas ut. Då har det handlat om att en sammanställning skulle vara allt för arbetskrävande och ta för lång tid att ta fram.

    Allmänt för datalagrad information att sådan utgör ”potentiella handlingar”. Sammanställningar av uppgifter är allmänna handlingar om de kan tas fram med ”rutinbetonade åtgärder”. Det betyder att det som är tillgängligt för myndigheten i dess vanliga verksamhet ska anses utgör allmän handling.

    Men om det krävs ett merarbete, exempelvis körningar i olika program, så är myndigheten inte skyldig att göra detta. Praxis är att en arbetsinsats som kräver mer än 4-6 timmars arbete innebär att sammanställningen inte är allmän och att myndigheten inte är skyldig att ta fram den.

    Det kan vara svårt att bedöma om ett sådant besked från en myndighet verkligen stämmer. För att få framgång vid ett eventuellt överklagande behöver den sökande kunna visa på skäl som gör att man kan anta att myndighetens påstående inte stämmer. Annars kommer kammarrätten som prövar frågan att lita på myndighetens påstående.

  • Diarieföring
    Om allmänheten ska kunna använda sig av handlingsoffentligheten fullt ut, måste den kunna få överblick över de handlingar som finns hos våra myndigheter. Därför har myndigheterna en skyldighet att upprätta register över sina allmänna handlingar. Det framgår av 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen, OSL. Man säger att myndigheterna har en registreringsskyldighet – att de måste diarieföra sina allmänna handlingar. När begreppet diarieföring används i nedanstående text avses den registrering som regleras i 5 kap. 1–2 §§ OSL. Rutinen att löpande registrera handlingar i takt med att de kommer in eller upprättas ger inte bara överblick, utan ska också minska risken för mörkläggning. Om en handling är registrerad i ett offentlig diarium blir det svårare för myndigheten att förneka dess existens, är tanken. Det bygger förstås på att myndighetsanställda plikttroget registrerar de handlingar som omfattas av registreringsskyldigheten. Tyvärr slarvas det en del på den punkten, men det fungerar tillräckligt ofta för at diarierna ska fylla en funktion för den som letar efter allmänna handlingar. Att diarieföra är förstås även till hjälp för myndigheterna själva i deras löpande arbete. Verksamheten hos en myndighet genererar drivor av dokumentation och det gäller att hålla ordning på alla papper och filer. Till syvende och sist är det ändå allmänhetens insyn som motiverar bestämmelsen i OSL 5:1.

    ”Reglerna bör syfta till att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Detta kan i vissa fall komma att innebära krav på längre gående registreringsåtgärder eller andra åtgärder än vad som är motiverat från rent administrativa utgångspunkter” /Prop. 1979/80:2 del A, s. 354

    Många myndigheter har ett centralt register över sina allmänna handlingar, men det är inget krav (RÅ 1991 ref. 50). Det är alltså tillåtet att ha separata diarier för vissa verksamheter eller handlingstyper inom en myndighet . Enligt JK bör en myndighet dock eftersträva att samtliga diarier är tillgängliga från en och samma terminal för den som vill ta del av handlingar (JK 396-98-22). Om en myndighet använder sig av flera diarier måste allmänheten få information om det när den kontaktar myndigheten för att ta del av diariet (se JO 1990/91 s. 375 och JO 3579-05). Numera är myndigheternas diarier digitala, vilket betyder att du kan begära skräddarsydda utdrag som visar just den ärendetyp, verksamhet eller tidsperiod som intresserar dig. En sådant utdrag är en så kallad potentiell handling som du har rätt att få ut om den kan sammanställas med rutinbetonade åtgärder. Du kan till exempel begära en lista över alla skrivelser som kom in till en myndighet under förra veckan eller alla ärenden av en viss typ som har registrerats de senaste fem åren. De flesta myndigheter har så kallade registratorer anställda. På den tiden då myndigheterna främst kommunicerade med omvärlden via papperspost kom merparten av alla korrespondens in till registraturen centrala postöppning. Där diariefördes den som inkommande handlingar av just registratorerna. På samma sätt gick mycket av den utgående posten via registraturen. Nu har uppgiften att diarieföra spridits ut på fler yrkesgrupper. Det beror på att mejl och annan elektronisk kommunikation ofta går direkt till de enskilda tjänstemännen på myndigheten utan att passera registraturen. I många fall loggar tjänstemännen själva in på myndighetens digitala diariesystem och registrerar handlingarna. Registratorerna har fortfarande ett övergripande ansvar för diarieföringen, och de brukar ha bra koll på vilka handlingar som förekommer på myndigheten. De kan med andra ord ge god vägledning till den som letar efter handlingar. Ofta har de en gemensam funktionsbrevlåda dit man kan mejla förfrågningar. Adressen brukar finnas på myndighetens hemsida. Ett annat sätt att nå dessa personer är att ringa växeln och be att få tala med ”registrator”, ”registraturen” eller ”diariet”. Finns handlingen du efterfrågar i ett pågående ärende är det vanligt att du blir hänvisad vidare till handläggaren i det ärendet. Är ärendet avslutat kopplas du kanske till arkivet i stället. Vad ska registret innehålla? Av OSL 5:2 framgår att registret över allmänna handlingar hos en myndighet ska innehålla följande uppgifter: 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör. Uppgifterna i punkt 1 och 2 är obligatoriska. Det är uppgifter som ”praktiskt taget aldrig kommer att omfattas av sekretess” som det står i förarbetena. De obligatoriska uppgifterna ska vara ”…en garanti mot att existensen av en sekretessbelagd handling hålls hemlig, låt vara att de uppgifter som står att finna i ett register kan vara begränsade” (prop. 1979/80:2 del A, s 359). Uppgifterna i punkt 3 och 4 ska däremot utelämnas om de är hemliga. ”För att fylla sitt syfte måste ju registret kunna hållas allmänt tillgängligt”, som det står i förarbetena (prop. 1979/80:2, Del A, s. 358). Vem som helst ska kunna dyka upp på myndigheten och gå igenom registret utan att personalen först måste gör en sekretessprövning och maskera eventuella hemliga uppgifter. Det bygger på att myndigheten inte för in hemliga uppgifter i det diarium som man är skyldig att hålla allmänt tillgängligt. I fallet JO 2014/15 s. 630 hävdade Ungdomsstyrelsen att namnen på personer som hade begärt ut allmänna handlingar från myndigheten var sekretessbelagda. Ändå hade dessa namn förts in i diariet. JO skrev: ”Om det funnits skäl att med stöd av reglerna i OSL sekretessbelägga namnen borde dessa inte ha förts in i diariet”. Vad är det då för prövning som myndigheten ska göra när den avgör om avsändare/mottagare och vad handlingen rör ska utelämnas i diariet? Av förarbetena framgår att det handlar om att bedöma risken för att ett sekretesskyddat intresse skadas om en viss uppgift tas in i diariet.

    ”…uppgift som rör en handlings avsändare, ingivare eller mottagare eller dess innehåll skall utelämnas eller särskiljas om det behövs av sekretesskäl.” /Prop. 1979/80:2, del A, s. 358

    De här prövningen är lite udda eftersom en sekretessprövning som regel sker i förhållande till en viss sökande. I det här fallet görs prövningen på förhand, utan att myndigheten känner till vem som senare kommer att ta del av diariet och för vilka syften. I förarbetena kan man läsa följande:

    ”Vid prövningen av om vissa uppgifter sålunda skall utelämnas har myndigheten att tillämpa de materiella sekretessreglerna i lagen.” /Prop. 1979/80:2, del A, s. 358

    I beslutet JO 2014/15 s. 630 skriver JO att ”…prövningen ska göras enligt reglerna i OSL, dvs. en bestämmelse om sekretess måste vara tillämplig för att myndigheten ska kunna underlåta att registrera en uppgift om avsändare eller mottagare”. En avsändares namn kan till exempel vara hemligt om socialtjänsten har fått in ett brev från en enskild person. Tanken är att ingen ska behöva skylta med sina kontakter med sociala myndigheter (se exempelvis KR Sundsvall 2049-02). I andra fall kan avsändaren vara offentlig men ärendet så känsligt att det inte kan beskrivas i diariet ens ”i korthet”. Ett exempel på en sådan situation är den som var aktuell i KR Göteborg 2063-17. Där bedömde kammarrätten att det var hemligt om Försäkringskassan hade skickat in en IT-incidentrapport till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. När ska en handling diarieföras? ”Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet”, står det i OSL 5:1 1 st. Det finns alltså ingen exakt tidsgräns i lagen, men JO skriver följande i beslutet 3579-05:

    Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen skall ske så snart det är praktiskt möjligt. För en handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hands att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handlingar som inges till myndigheten på annat sätt är det önskvärt att de diarieförs i nära anslutning till ingivandet. I normalfallet bör registrering ske senast påföljande arbetsdag.

    Handlingar som inte behöver registreras För det första är det bara allmänna handlingar som måste registreras, vilket framgår av OSL 5:1 1 st. För det andra finns det undantag från registreringsskyldigheten även när det gäller allmänna handlingar. Tre av dem framgår av OSL 5:1 2–4 st:
    1. Om en myndighet har ett datasystem och låter en annan myndighet få tillgång till detta, är det bara den första myndigheten som ska registrera de handlingar som förekommer i systemet (OSL 5 :1 2 st).
    2. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade på annat sätt (OSL 5:1 3 st).
    3. Allmänna handlingar av uppenbart ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver varken registreras eller hållas ordnade (OSL 5:2 4 st).
    Här ska vi först titta närmare på undantaget i bestämmelsens tredje stycke där det står: ”Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats”. Det framgår inte av lagtexten vem som ”utan svårighet” ska kunna fastställa vad som har kommit in eller upprättats. Det skulle kunna vara myndighetens egen personal. Men uttalanden i förarbetena talar för att det är allmänheten som avses. I propositionen till den tidigare sekretesslagen står det att en myndighet ska hålla ”…handlingarna så ordnade att den utomstående själv kan skaffa sig en överblick över dem” (prop. 1979/80:2 del A, s 355). I ett fall som gällde intresseanmälningar och ansökningar till en ledig tjänst som inte hade diarieförts var JO kritisk till att myndigheten inte heller höll dem ordnade så att det ”…utan hjälp av ett register… var möjligt för en utomstående att vid ett besök hos myndigheten skapa sig en bild av vilka ansökningar och intresseanmälningar som kommit in” (JO 1990/91 s. 409). I fallet JO 1995/96 s. 489 konstaterade JO att en samling handlingar som hålls ordnade på annat sätt inte får blandas med handlingar som omfattas av sekretess. Det här eftersom allmänheten då inte kan ”…tillåtas att på egen hand skaffa sig en överblick över vilka handlingar som finns där”. När det gäller handlingar i ärenden kan myndigheten göra så att den bara registrerar den första handlingen och sedan håller övriga handlingar ordnade i akten med en kort anteckning för varje handling på aktkappan eller i dagboksbladet (JO 1991/92 s. 124). En myndighet kan också hålla handlingar av en viss typ ordnade i kronologisk eller alfabetisk ordning i en pärm som representanter för allmänheten sedan kan bläddra i själva. Att hålla handlingar ordnade i stället för att diarieföra dem kallas också för systematisk ordning:

    ”Med systematisk ordning avses att handlingarna hålls samlade på ett konsekvent och överblickbart sätt som är begripligt även för en utomstående. Det kan till exempel innebära handlingar förvaras i kronologisk eller alfabetisk ordning, efter personnummer*, kurskoder eller på liknande sätt.” /Lunds universitets Handbok i dokumenthantering

    * Se dock JK:s beslut i diarienummer 396-98-22 där JK ifrågasätter om det är lämpligt att sortera till exempel förordnanden i personnummerordning. Det här eftersom det är lättare att hitta bland förordnandena om de är sorterade i alfabetisk ordning efter namnet på den som har blivit förordnad.

    JO har i ett beslut uttalat att myndigheter måste vara konsekventa i frågan om handlingar av ett visst slag ska registreras eller hållas ordnade på annat sätt. Det duger inte att göra olika från fall till fall (JO 1995/96 s. 485). Att ge direkt tillgång utan förhandskontroll fungerar inte för handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. En myndighet kan inte låta allmänheten bläddra fritt bland handlingar som innehåller potentiellt hemliga uppgifter. Den typen av handlingar kan bara lämnas ut efter en sekretessprövning i det enskilda fallet. För handlingar som omfattas av sekretess gäller alltså huvudregeln att de ska diarieföras. Om en handling är hemlig ska det åtminstone vara offentligt att den existerar, är lagstiftarens tanke. Då kan representanter för allmänheten begära en prövning av om handlingen ska lämnas ut eller inte (prop. 1979/80:2, del A, s. 359). I OSL 5:1 3 st finns en regel som säger att handlingar av uppenbart ringa betydelse för myndighetens verksamhet inte behöver vare sig registreras eller hållas ordnade på annat sätt. Det gäller även om de innehåller hemliga uppgifter (JO 6579-2016). I förarbetena nämns några exempel på sådana handlingar (prop. 1979/80:2 del A, s. 356–357):
    • Pressklipp
    • Cirkulär
    • Reklamtryck
    • Statistiska meddelanden
    • Kopior av andra myndigheters yttranden
    • Anonyma skrifter
    • Skrifter med meningslöst eller obegripligt innehåll
    Möjligen kan en inkommen skriftlig begäran om utlämnande av handlingar läggas till listan ovan, åtminstone om de begärda handlingarna lämnas ut omedelbart, se på sidan 494 i JO 1998/99 s. 485. Det är alltså handlingarnas betydelse för myndighetens verksamhet som är det avgörande. Allmänna handlingar som är oviktiga för myndigheten kan i och för sig ha ett insynsvärde för allmänheten, men de behöver inte registreras (prop. 1979/80:2 del A, s. 356–357). Myndigheter med undantag från registreringsskyldigheten Myndigheter som masshanterar vissa typer av handlingar kan få undantag från registreringsskyldigheten. Av OSL 5:3 framgår att regeringen – om det finns särskilda skäl – får föreskriva att handlingar av ett visst slag som förekommer i betydande omfattning hos en myndighet inte behöver registreras.

    ”Enbart det förhållande att antalet handlingar är stort och registreringsskyldigheten därför kan bli betungande bör dock inte vara helt avgörande. Mot de vinster i kostnader och arbete som kan göras måste vägas intresset av allmän insyn i myndigheternas verksamhet. Detta har i bestämmelsen kommit till uttryck att särskilda skäl krävs för att undantag skall kunna föreskrivas.” (prop. 1979/80 del A, s. 357-359).

    Regeringen har listat de myndigheter som har undantag från registreringsskyldigheten i 2 § offentlighets- och sekretessförordningen, OSF. Där framgår också vilka handlingstyper hos respektive myndighet som berörs av undantaget. Försäkringskassan behöver inte registrera handlingar i försäkringsärenden, Skatteverket behöver inte registrera deklarationer och Socialstyrelsen behöver inte registrera anmälningar till donationsregistret för att nämna några exempel. Hemliga register Regeringen kan tillåta myndigheter att ha hemliga register över allmänna handlingar som förekommer i en viss ärendetyp eller verksamhet. Det följer av 5 kap. 4 § OSL. Regeln tar sikte på register, som om de hölls öppna, bara skulle kunna innehålla de obligatoriska uppgifterna om datum och diarienummer för varje handling. Enligt lagstiftaren är det inte motiverat att föra sådana register. Allmänheten skulle inte ha något större nytta av dem.

    ”Ett sådant register skulle tvinga myndigheten till en omfattande dubbelregistrering samtidigt som det öppna registret för den utomstående skulle vara av föga värde” (prop. 1979/80 del A, s. 357-359).

    I 3 § offentlighets- och sekretessförordningen kan man läsa vilka myndigheter som får ha hemliga register i delar av sin verksamhet. Hos brottsbekämpande myndigheter gäller det till exempel register rör hemlig rumsavlyssning. Ett annat exempel är register över ärenden om könsbyte hos Skatteverket. Ett hemligt register ska innehålla alla de uppgifter som anges i OSL 5:2 1 st. Men allmänheten har inte direkt tillgång till det. Begär någon att få ta del av ett sådant register ska myndigheten göra en sekretessprövning för att avgöra om registret kan lämnas ut i någon del.
  • Får myndigheten ta ut en avgift?
    Om en myndighet ger dig en kopia eller en avskrift av en allmän handling så har myndigheten rätt att ta ut en avgift för det enligt TF 2:16 1 st. Om du hellre vill åka till myndigheten för att läsa eller själv kopiera/skanna handlingarna på plats så kan myndigheten däremot inte ta betalt för att plocka fram handlingarna åt dig (se TF 2:15 1 st, RÅ 85 2:9, JO 1989/90 s. 392, JO 6032-10 och JO 2261-15). Det kan hända att en myndighet måste göra en kopia av en handling även om du begär att få ta del av handlingen på plats. Originalhandlingen är kanske så ömtålig att myndigheten inte vågar lämna ut den eller så behöver myndighetens tjänstemän ha tillgång till originalhandlingen i sitt arbete. Det finns med andra ord ”betydande hinder” för att lämna ut originalhandlingen ”på stället” (se TF 2:15 2 st). Enligt professor Alf Bohlin så har du i dessa fall rätt att kostnadsfritt ta del av kopior av handlingarna på plats hos myndigheten (men du får inte ta med dem hem utan att betala, se Offentlighetsprincipen, 9 uppl., s. 130). En myndighet kan inte heller ta ut kopieavgift i de fall då en handling inte kan lämnas ut i original därför att den innehåller hemliga uppgifter som måste maskas/täckas över (se s. 146 i Bohlins Offentlighetsprincipen och s. 311 i JO 1972 s.306). En grundförutsättning för att en myndighet ska kunna ta ut avgifter för kopior och avskrifter är att det finns en på förhand fastställd taxa (TF 2:16 1 st). För statliga myndigheter är avgiften fastställd i avgiftsförordningen (1992:191). Kommuner och landsting ska själva fatta beslut om vilka avgifter som gäller för avskrifter och kopior. Det här ska ske genom ett beslut i landstings- eller kommunfullmäktige. Om inget sådant beslut är fattat så kan inte heller landstinget eller kommunen begära någon avgift från dig när du begär att få kopior (se JO 1989/90 s. 392). Även kommunala bolag måste fastställa en taxa på förhand. Vad får myndigheterna ta betalt för? Regeln i 15 § avgiftsförordningen ger myndigheter rätt att ta betalt för bland annat papperskopior eller avskrifter av allmänna handlingar. Det gäller även om myndigheten skickar en kopia via fax (16 § 4 st avgiftsförordningen). Däremot ger 15 § avgiftsförordningen inget stöd för att ta betalt för digitala kopior av dokument i t.ex. pdf- eller wordformat. Kopieringsavgiften ska täcka myndighetens kostnader för papper och slitage på kopieringsapparaten/faxmaskinen (se JO 6032-10 och RÅ 1985 2:9)  men några sådana kostnader uppstår knappast när myndigheten gör en kopia av en digital handling. Eventuellt kan statliga myndigheter istället stödja sig på 4 § p. 8 avgiftsförordningen för att ta betalt för allmänna handlingar som lämnas ut elektroniskt. Kammarrätten i Stockholms har i ett mål (KR Sthlm 4805-14) ansett att Södertörns tingsrätt haft rätt att ta ut en avgift enligt 4 § p. 8 avgiftsförordningen för ett förundersökningsprotokoll som lämnats ut i elektronisk form. Kammarrätten ansåg däremot att tingsrätten tagit ut en för hög avgift. Även den statliga utredning SOU 2010:4 (s. 346 – 350) kom fram till att det finns stöd för att myndigheter tar ut avgift för utlämnande av handlingar i elektroniskt form. Precis som vid utlämnande av papperskopior så måste kommuner, landsting och kommunala företag ha en på förhand fastställd taxa för att kunna ta ut avgifter för utlämnande i elektronisk form (se JO 1149-15). Om en myndighet skickar kopior av allmänna handlingar med post till dig så har den också rätt att ta ut en avgift för portokostnad och eventuell postförskottsavgift. För statliga myndigheter framgår detta av (15 § 2 st avgiftsförordningen). Vad som gäller för kommuner och landsting ska framgå av fullmäktiges avgiftsbeslut. Hur mycket får myndigheterna ta betalt? Hur mycket statliga myndigheter får ta betalt för att framställa och skicka kopior av allmänna handlingar regleras i avgiftsförordningen (1992:191). Vissa myndigheter har speciella regler som avviker från avgiftsförordningen. Det gäller t.ex. Bolagsverket, se 13 § i förordningen (2007:1110) med instruktion för Bolagsverket. För att ta reda på hur mycket en kommun eller landsting får ta betalt så måste man läsa fullmäktiges beslut om gällande taxa. En kommun eller ett landsting kan inte besluta om vilka avgifter som helst utan måste följa självkostnadsprincipen, vilket konkret innebär att man kan ta betalt för sina kostnader för kopieringspapper och slitage på kopieringsmaskin eller faxmaskin (JO 1989/90 s. 392 och RÅ 85 2:9). Självkostnadsprincipen gäller även när kommunala bolag tar ut avgift för kopior av allmänna handlingar. JO kritiserade ett kommunalt bostadsbolag som tog 10 kronor per kopia och menade att avgiften i det fallet var så hög att det fanns en uppenbar risk för att den skulle motverka syftet med offentlighetsprincipen (JO 2002/03 s. 501, JO 2004/05 s. 423).
  • Skyndsamhetskravet
    Utgångspunkten är att en begäran om allmänna handlingar ska hanteras snabbt av myndigheten. Har du begärt att få ta del av handlingar på plats hos myndigheten så gäller TF 2:15 som säger att handlingar ska lämnas ut ”genast eller så snart det är möjligt”. Om du istället har begärt att få kopior av allmänna handlingar skickade till dig så gäller TF 2:16 som säger att en sådan begäran ska hanteras ”skyndsamt”. Men vad betyder ”så snart som möjligt” eller ”skyndsamt”? Enligt JO ska en myndighet normalt lämna besked i utlämnandefrågan samma dag som en begäran har gjorts. Myndigheten ska alltså antingen lämna ut handlingen eller ge dig besked om att du inte har rätt att få ut den. Enligt JO får beskedet dröja någon eller några dagar om det är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Det kan förstås behövas ännu längre tid om begäran avser ett omfattande material. JO har uttalat sig om skyndsamhetskravet i många beslut, se bland annat JO 4209-09 och JO 5308-11. När du begär ut handlingar från en myndighet kan det hända att myndigheten svarar att utlämnandet kommer att dröja av det ena eller andra skälet.
  • I vilken form ska det ske?
    Ingen skyldighet att lämna ut elektroniskt Myndigheter har ingen skyldighet att lämna ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form, t.ex. via e-post (se JO 733-12) eller i en fil som lagras på en dvd-skiva eller ett usb-minne. När det gäller upptagningar för automatiserad behandling (TF:s benämning på elektroniska handlingar) så räcker det nämligen att myndigheten skriver ut de aktuella handlingarna och lämnar ut dem som pappersutskrifter (se TF 2:16 1 st om det så kallade utskriftsundantaget). Det finns å andra sidan inte heller något generellt förbud mot att myndigheter lämnar ut kopior av allmänna handlingar i elektronisk form. Utskriftsundantaget infördes för att man vill förhindra att personer fick ut stora datamängder i elektronisk form med risk för intrång i enskildas integritet. Samtidigt påpekade lagstiftaren att det kan finnas fall då det står klart för myndigheten att det inte föreligger någon risk för ett otillbörligt integritetsintrång om en kopia av ett ”datamedium” lämnas ut (prop. 1973:33 s. 86). Det kan i stället vara både effektivt och ändamålsenligt för både myndigheten och den enskilde om en handling lämnas ut i elektronisk form. Men det finns andra bestämmelser i t.ex. registerförfattningarna som kan förhindra ett elektroniskt utlämnande. Syftet med utskriftsundantaget är alltså att förhindra att utlämnade uppgifter behandlas automatiserat på ett sätt som kan medföra otillbörliga integritetsintrång. Bedömer en myndighet att det inte finns några integritetsrisker med ett elektroniskt utlämnande, och det inte finns några andra hinder på grund av bestämmelser i registerförfattningar, står det myndigheten fritt att lämna ut en handling i elektronisk form. Det görs också i stor omfattning. Domstolarna, som har många domar och beslut lagrade i sitt digitala målhanteringssystem Vera, mejlar t.ex. gärna dessa handlingar på begäran. Kopior per post I förarbetena till TF 2:16 (prop. 1981/82:37 s. 40) kan man läsa att den som vill ta del av en allmän handling många gånger har svårt att bege sig till den myndighet där handlingen förvaras och att det därför är viktigt att han eller hon i stället har möjlighet att snabbt få ta del av handlingen genom en avskrift eller kopia. Det är alltså underförstått att rätten att få en kopia av en allmän handling också innebär en rätt att få kopian skickad till sig. Om det går att kopiera handlingen så kan myndigheten alltså inte kräva att du ska ta del av handlingen på plats eller för den delen kräva att du hämtar dina kopior, avskrifter eller utskrifter på plats. Det här har JO slagit fast vid flera tillfällen (se bland annat JO 1993/94 s. 513, JO 3313-01, JO 1999/2000 s. 405 och JO_2003/04 s. 389). Du kan däremot inte kräva att få myndighetens originalhandlingar skickade till dig. Det finns också vissa typer av handlingar som en myndighet inte är skyldig att göra kopior av. Det framgår av TF 2:16 1 st att det finns två undantag från myndigheters skyldighet att göra kopior. Det första gäller upptagningar för ”automatiserad behandling”, dvs. elektroniska dokument och databaser m.m. Dessa handlingar kan myndigheten istället välja att lämna ut i form av utskrifter. I många fall skickar myndigheter ändå elektroniska handlingar som en service om det inte finns några lagar som uttryckligen förbjuder det. De flesta domstolar mejlar till exempel domar till den som begär det. För det andra finns det handlingar som helt enkelt är för komplicerade att kopiera. I TF 2:16 1 st nämns ritningar, kartor och bilder. Även andra upptagningar än de tidigare nämnda upptagningarna för ”automatiserad behandling” kan vara undantagna om de är svåra att kopiera. Det kan till exempel handla om ljud- eller videoband. Myndigheterna kan därför kräva att du ska komma till myndigheten för att ta del av sådana handlingar på plats. Uppgifter per telefon Om du vill ha ut enstaka uppgifter ur en allmän handling så har du rätt att få ut dem per telefon (JO 1990/91 s. 382). Om du däremot vill ha ut samtliga uppgifter i en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal olika handlingar så kan du stöta på patrull. Myndigheternas skyldighet att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar har nämligen en begränsning som innebär att uppgifterna inte behöver lämnas ut om det skulle ”…hindra arbetets behöriga gång” (OSL 6:4). En tjänsteman är därför inte skyldig att lägga massa tid på att läsa högt ur en omfattande allmän handling (se regeringens beslut Reg 6639-92 och 6890-92) eller åt att leta fram ett stort antal olika handlingar för att sedan lämna ut enstaka uppgifter ur dessa till dig. Det finns ingen motsvarande begränsning i fråga om myndigheters skyldighet att lämna ut allmänna handlingar. I en situation där du vill ha ut samtliga uppgifter ur en omfattande handling eller enstaka uppgifter ur ett stort antal handlingar så kan du alltså välja alternativet att istället begära ut själva handlingarna. Då måste myndigheten lämna ut handlingarna oavsett om det innebär mycket jobb för tjänstemännen. En myndighet är förstås inte skyldig att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om uppgifterna är sekretessbelagda. Sekretessreglerna gäller på samma sätt när du begär ut uppgifter ur allmänna handlingar som när du begär att få ut själva handlingarna (OSL 6:4). Enligt JO och JK ligger det ”i sakens natur” att det inte ska ta längre tid att lämna ut uppgifter ur en allmän handling än att lämna ut själva handlingen. Det här trots att det inte finns något uttryckligt skyndsamhetskrav i lagen när det gäller utlämnande av uppgift (se JK 4225-08 och JO 744-88). En myndighet kan inte ta ut någon avgift när myndigheten lämnar ut uppgifter ur allmänna handlingar enligt OSL 6:4 (se JO 1991/92 s. 418). Det går inte att överklaga en myndighets beslut att inte lämna ut uppgifter ur en allmän handling (jmf OSL 6:7). Handlingar via fax Du ska få en kopia av en allmän handling faxad till dig om det inte finns några särskilda omständigheter som gör att det är omöjligt eller olämpligt. En myndighet får inte ha som generell policy att aldrig faxa handlingar (se JO 4363-96). För statliga myndigheter gäller förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. Där framgår att myndigheten ska ta hänsyn till den enskildes önskemål om hur kopior ska skickas (9 §). Men i slutändan är det myndigheten som avgör om den metod som den enskilda önskar är lämplig eller inte (10 §). Av ett JO-beslut framgår att samma principer ska gälla för kommuner (JO 2005/06 s. 487). Omständigheter som talar emot att skicka en handling via fax är enligt JO att myndighet saknar fax, faxen är trasig, begäran omfattar väldigt många handlingar eller handlingarna innehåller uppgifter som inte är lämpliga att faxa (JO 4363-96). Angående kommunala bolags skyldighet att faxa se JO 1999/2000 s. 405.
  • Hur ska myndigheten lämna ut handlingarna?
    Det är till stor del upp till dig hur du vill ta del av allmänna handlingar. Du kan be att få läsa originalhandlingar på plats hos myndigheten. Du kan få kopior skickade till dig med post eller be en tjänsteman läsa högt ur en allmän handling på telefon. Men det finns också begränsningar för vad myndigheterna är skyldiga att göra. Den viktigaste begränsningen är kanske att myndigheter inte behöver lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form, till exempel via mejl. Men många gör det ändå för att det är praktiskt och billigt. Oavsett vilken form för utlämnande som du väljer är utgångspunkten att myndigheten ska lämna ut handlingarna skyndsamt. Men myndigheten kan ta längre tid på sig om du till exempel har begärt ut många handlingar som behöver sekretessprövas. I vänsterspalten hittar du avsnitt där du kan läsa om de regler som gäller för olika former av utlämnande. Där hittar du också argumenten som du kan använda när myndigheten krånglar och inte vill lämna ut handlingar på det sätt som du vill.
  • Svar på tal om din begäran
  • Mallar för begäran enligt offentlighetsprincipen
    Många myndighetsanställda är väl medvetna om sina skyldigheter enligt offentlighetsprincipen och har som ambition att följa de regler som gäller. Andra är okunniga eller väljer att bryta mot reglerna av strategiska skäl. Om du inte vet vilken typ av tjänsteman som kommer att ta emot din begäran så kan det vara lämpligt att inleda med en snäll och informell begäran för att sedan gradvis skärpa tonen om du inte får ut de handlingar du har rätt till. Oftast är det fullt tillräckligt att börja så här: ”Hej, skulle ni kunna mejla mig kopior av följande handlingar…. Fungerar inte det så kan du välja någon av nedanstående mallar för att lägga lite mer tyngd bakom din begäran. Mall nr 1 – när du vill få en kopia av en allmän handling skickad till dig Till: myndigheten@myndigheten.se Ämne: Begäran om kopior av allmänna handlingar Med stöd av tryckfrihetsförordningens regler om handlingsoffentlighet begär jag härmed kopior av följande handlingar: … Jag önskar få kopiorna skickad till mig via mejl. Det framgår av 2 kap. 16 § andra stycket tryckfrihetsförordningen att en begäran om kopia av allmän handling ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Om ni bedömer att de begärda handlingarna omfattas av sekretess i vissa delar så önskar jag kopior av handlingarna med de sekretessbelagda uppgifterna maskerade. Jag önskar även information om vilka sekretessbestämmelser som myndigheten har tillämpat. Om ni avser att ta ut avgift för kopiorna önskar jag besked om detta och om den ungefärliga kostnaden på förhand. Med vänlig hälsning Mall nr 2 – när du vill komma till myndigheten och ta del av handlingar på plats Till: myndigheten@myndigheten.se Ämne: Begäran om att få ta del av allmänna handlingar Med stöd av tryckfrihetsförordningens regler om handlingsoffentlighet begär jag härmed att få ta del av följande handlingar på plats hos myndigheten: … Det framgår av 2 kap. 15 § första stycket tryckfrihetsförordningen att en allmän och offentlig handling, på begäran, ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Om ni bedömer att de begärda handlingarna omfattas av sekretess i vissa delar så vill jag ta del av kopior av handlingarna med de sekretessbelagda uppgifterna maskerade. Jag önskar även information om vilka sekretessbestämmelser som myndigheten i så fall har tillämpat. Med vänlig hälsning
  • Precisera vad du vill ha
    Hur du formulerar din begäran om att få ut en allmän handling kan vara helt avgörande för om du får ut handlingen eller inte. Ju mer precis du kan vara när du beskriver handlingen desto större chans att myndigheten lämnar ut den snabbt och utan invändningar. Myndigheten är visserligen skyldig att hjälpa dig att identifiera de handlingar som du söker. Men om du efterfrågar handlingar som myndigheten inte vill skylta med så kan det hända att tjänstemännen är mindre hjälpsamma. Det finns alltid en risk att de väljer att”missförstå” din begäran trots att de nog inser vilka handlingar du fiskar efter. I några sällsynta fall har jag varit med om att myndigheten till och med försökt mörka den begärda handlingens existens i sitt avslagsbeslutet. Så här skrev dåvarande Fastighetsmäklarnämnden när jag begärde ut minnesanteckningar från myndighetens personalmöten: “I den mån minnesanteckningar förs är de inte allmän handling (varken inkomna eller upprättade enligt tryckfrihetsförordningen).” Det var först efter att jag hade överklagat till kammarrätten som det kom fram att Fastighetsmäklarnämndens chef alltid förde minnesanteckningar vid mötena och att dessa sedan mejlades ut till hela personalen (KR Sthlm 3060-11). Det här visar att lite förhandsresearch faktiskt kan spara tid. Om det framgår av din begäran att du har tagit reda på att handlingen faktiskt finns hos myndigheten så har du i alla fall eliminerat ett skäl för avslag. Det här betyder ju inte att du ska avstå från att begära ut handlingar i fall där du är osäker på vad handlingarna kallas eller inte ens vet om de existerar. Även en löst formulerad begäran kan ge bra utdelning i många fall. Myndigheterna har som sagt en skyldighet att hjälpa dig med att hitta handlingarna som du söker och många tjänstemän tar denna uppgift på stort allvar. Ibland kan det vara också vara bättre att lämna in en formell begäran till myndigheten än att försöka få en ovillig och stressad tjänsteman att förklara hur myndigheten dokumenterar den information som du söker. Jag försökte vid ett tillfälle ta reda på hur en kommun dokumenterade sin tillsyn av äldreboenden. Tillsynschefen beskrev det hela som ”en ständigt pågående dialog där vi försöker lyfta fram de goda exemplen”. Det var först efter det att jag hade lämna in en begäran som kommunen tvingades tänka igenom vilken dokumentation som faktiskt finns kring tillsynen. Delvis beror det här på att myndigheternas efterforskningsskyldighet vid en begäran om allmänna handlingar enligt TF är betydligt mer långtgående än den allmänna serviceskyldighet som gäller enligt förvaltningslagen när du ringer och ber om allmänna upplysningar.
  • Begära ut uppgifter eller handlingar?
    När du ska begära ut information från en myndighet med stöd av handlingsoffentligheten ställs du inför ett antal val. För det första måste du bestämma dig för om du vill begära ut uppgifter ur en allmän handling eller om du vill ha ut själva handlingen. Vad är då skillnaden? Om du till exempel ber tingsrätten läsa upp vilket brott den åtalade dömdes för så begär du en uppgift ur en allmän handling. Om du däremot ber att få läsa hela domen så begär du ut själva handlingen. Att begära ut uppgifter ur en allmän handling kan vara bra om du bara vill kolla några enkla faktauppgifter. Då behöver du inte läsa igenom en massa text för att hitta det som är relevant för dig. Å andra sidan missar du sammanhanget där uppgifterna förekommer. En kopia av en allmän handling kan också väga tyngre som bevis om någon skulle ifrågasätta uppgifterna som du har fått från myndigheten. En annan viktig nackdel är att myndigheten kan avslå din begäran om att få ut uppgifter ur en allmän handling med hänvisning till att ett utlämnande skulle ”…hindra arbetets behöriga gång” (OSL 6:4).  Det betyder i klartext att myndigheten kan säga nej om den tycker att det skulle ta för mycket tid eller på något annat sätt orsaka för stort besvär att tillmötesgå din begäran. Några sådana begränsningar finns inte i en myndighets skyldighet att lämna ut allmänna handlingar. Om du bestämmer dig för att begära ut själva handlingen så ställs du inför ett nytt val. Du kan nämligen välja mellan att ta del av handlingen på plats hos myndigheten eller begära en kopia av handlingen som du antingen hämtar hos myndigheten eller får skickad till dig. Sammanfattningsvis kan du alltså begära ut uppgifter med stöd av handlingsoffentligheten på följande tre sätt:
    1. Begära ut uppgifter ur en allmän handling med stöd av OSL 6:4.
    2. Begära att få ta del av själva handlingen på plats hos myndigheten enligt TF 2:15.
    3. Begära en kopia av handlingen som du hämtar ut eller får skickad till dig enligt TF 2:16.
    Oavsett vilket alternativ du väljer så finns det en risk att myndigheten har synpunkter på hur du har utformat din begäran och därför nekar dig begärda uppgifter eller handlingar. Frågan är då om myndigheten har fog för sina invändningar eller inte.
  • Vad har du rätt att få ut?
    Kan du få ut uppgifterna med stöd av offentlighetsprincipen? Om svaret på följande fem frågor är ja så kan du det. 1. Finns uppgifterna hos en myndighet? 2. Är uppgifterna dokumenterade i en handling? 3. Förvaras handlingen hos myndigheten? 4. Är handlingen allmän? 5. Är uppgifterna i handlingen offentliga?
  • Privata organ
    Handlingsoffentlighet gäller bara hos ett fåtal privata organ. Det handlar om bolag, föreningar, stiftelser och enskilda yrkespersoner som har fått förtroendet att ägna sig åt myndighetsutövning mot enskilda. De aktuella organen finns uppräknade i en bilaga till OSL. Enligt OSL 2:4 har medborgare rätt att få ut handlingar från dessa organ på samma sätt som de har rätt att få ut allmänna handlingar från myndigheter, det vill säga med de begränsningar som följer av sekretessreglerna. För vissa av organen, till exempel högskolor som drivs som bolag eller stiftelser, gäller handlingsoffentlighet i hela verksamheten. För andra gäller handlingsoffentligheten bara i de delar av verksamheten som preciseras i bilagan till OSL. A-kassorna, som är privata föreningar, måste till exempel bara tillämpa handlingsoffentlighet i ärenden om arbetslöshetsersättning och medlemsavgifter. Hos Aktiebolaget Radiotjänst gäller handlingsoffentligheten bara i ärenden om tv-avgift för att nämna ett annat exempel. Ibland är det inte alldeles självklart om en specifik handling hör till den verksamhet hos organet som omfattas av handlingsoffentlighet. Ett organ kan tolka området snävt och mena att handlingsoffentligheten bara omfattar de handlingar som direkt dokumenterar organets myndighetsutövning mot enskilda. Det gjorde AB Svensk bilprovning ett fall men fick bakläxa av dåvarande Regeringsrätten (mål nr 4740-09). I det målet handlade det om dokumentation från Svensk bilprovnings upphandling av utrustning för fordonskontroll. Domstolen ansåg att de handlingarna ingick i den ”verksamhet som avser fordonskontroll” som angavs i bilagan till dåvarande sekretesslagen. Om du begär ut en handling hos ett privat organ och organet ifråga vägrar lämna ut handlingen med hänvisning till att den inte tillhör den del av verksamheten som omfattas av handlingsoffentlighet så bör du kräva ett överklagbart avslagsbeslut. Det är ju en förutsättning för att du ska kunna få bedömningen prövad i domstol. Egentligen är det privata organet inte skyldigt att fatta ett sådant beslut om handlingen inte ingår i den verksamhet som omfattas av handlingsoffentlighet. Men JO menar att det är lämpligt  organet fattar ett överklagbart avslagsbeslut om det inte är helt uppenbart att handlingen inte omfattas av handlingsoffentligheten (se JO 2003/04 s. 426). Bara det faktum att du och organet är oense i frågan talar för att ett överklagbart avslagsbeslut bör fattas (se JO 2004/05 s. 425). Ytterligare rättsfall: RÅ 1997 not. 94 – angående handlingar hos posten. Privata utförare Kommuner och landsting kan lägga ut delar av sin verksamhet på så kallade privata utförare, till exempel privata vård- och omsorgsföretag. Offentlighetsprincipen gäller inte hos dessa privata utförare. Men en enligt 3 kap. 19 a § kommunallagen ska kommunen eller landstinget i sitt avtal med den privata utföraren ”tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn” i den verksamhet som lämnats över. Så här står det i förarbetena till bestämmelsen (prop 2013/14:118): ”Kommuner och landsting ska i avtalet med den privata utföraren reglera vilken information som ska lämnas av den privata utföraren. Den exakta omfattningen av vilken information som ska lämnas blir beroende av bl.a. den överlämnade verksamhetens art, hur många kommun- och landstingsmedlemmar som är beroende av verksamheten och hur mycket skattemedel som går till den upphandlade verksamheten. För att bestämma insynens omfattning ska det vid avtalets utformning och tecknande göras en avvägning mellan å ena sidan den privata utförarens intressen av exempelvis skydd för affärsmässiga förhållanden och å andra sidan allmänhetens intresse av hur verksamheten utförs. Exempel på information som kan bli aktuell att tillförsäkra sig är uppgifter om personalen och dess kompetens, utbildningsnivå och kapacitet, liksom information om antalet anställda, antalet anställda omräknat till heltid, personalkontinuitet, brukarundersökningar och den privata utförarens organisation och eventuella underleverantörer.” Om du vill ha ut information om den privata utförarens verksamhet med stöd av 3 kap. 19 a § kommunallagen får du vända dig till kommunen eller landstinget med din begäran. Kommunen eller landstinget får i sin tur hämta in informationen från den privata utföraren och lämna ut den till dig så vida den inte omfattas av sekretess. Men det finns ingen skyldighet för kommunen eller landstinget att  hämta in informationen från den privata utföraren och du har inte heller någon möjlighet att överklaga om kommunen eller landstinget vägrar göra det. Även när ett kommun- eller landstingsägt bolag överlämnar verksamhet till en privat utförare ska allmänheten ges insyn i den överlämnade verksamheten (se 3 kap. 17 § p 6 kommunallagen). Obs! För avtal som kommuner och landsting slutit med privata utförare före januari 2015 gäller äldre bestämmelser i kommunallagen som inte ställer lika höga krav på insyn. Se övergångsbestämmelserna som du hittar sist i kommunallagen. Kungen och kyrkan Hovet omfattas inte av handlingsoffentligheten i TF (RÅ 1999 ref. 48). För handlingsoffentligheten inom Svenska kyrkan gäller särskilda regler.
  • Hovet
    Hovet tillhör inte den offentliga förvaltningen och omfattas inte av TF:s regler om handlingsoffentlighet (se RÅ 1999 ref. 48). Du kan ändå använda handlingsoffentligheten för att få en viss insyn i hovets angelägenheter genom att bevaka de myndigheter som hovet brevväxlar flitigt med. Det gäller t.ex. Statens fastighetsverk som förvaltar de kungliga slotten.
  • Svenska kyrkan
    Allmänt Årsskiftet 1999/2000 skildes Svenska kyrkan från staten. Svenska kyrkans olika organ är därför inte längre myndigheter. Men det finns trots det en omfattande handlingsoffentlighet inom Svenska kyrkan. Denna handlingsoffentlighet kan delas upp i två huvudtyper: 1. Den som regleras i TF. 2. Den som regleras av kyrkan själv. Grundlagsreglerad handlingsoffentligheten Den grundlagsreglerade handlingsoffentligheten inom Svenska kyrkan omfattar dels de handlingar som Svenska kyrkan har kvar från sin tid som statskyrka och dels de handlingar som uppkommer i den verksamhet som Svenska kyrkan utför på uppdrag av det allmänna (begravningar och kulturminnesvård). Svenska kyrkan har fått behålla allmänna handlingar som kom in och upprättades inom Svenska kyrkan till och med sista december 1999 när Svenska kyrkans organ fortfarande var myndigheter. Det här framgår av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m. Om någon begär ut dessa handlingar så ska svenska kyrkan tillämpa reglerna i OSL och till viss del också TF (framgår av OSL 2:5 och TF 2:22 1 st). TF:s regler om handlingsoffentlighet gäller också i Svenska kyrkans verksamhet enligt begravningslagen och när kyrkan använder och fördelar statligt stöd enligt kulturminneslagen. Det här framgår av bilagan till OSL. Inomkyrklig handlingsoffentlighet Även om denna del av Svenska kyrkans handlingsoffentlighet kallas ”inomkyrklig” så är den delvis lagreglerad (dock inte i grundlag). I 11 § lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan slås nämligen fast att ”var och en ha rätt att ta del av Svenska kyrkans handlingar”. Men samma paragraf ger Svenska kyrkan rätt att begränsa offentligheten med hänsyn till: 1. skyddet för enskildas personliga och ekonomiska förhållanden, 2. Svenska kyrkans ekonomiska intresse, eller 3. något synnerligen väsentligt intresse. Utifrån de här tre punkterna har Svenska kyrkan skapat sina egna sekretessregler som finns samlade kyrkoordningen (54 kap). Kyrkoordningen är inte en lag utan ett regelverk som beslutats av Svenska kyrkan högsta beslutande organ Kyrkomötet. Att överklaga Om du har begärt ut handlingar från Svenska kyrkan som omfattas av reglerna i TF och OSL så kan du överklaga ett eventuellt avslagsbeslut till kammarrätten. Om du däremot har fått ett avslagsbeslut efter att ha begärt ut handlingar inom området för den inomkyrkliga handlingsoffentligheten så får du föra ärendet vidare till högre instans inom kyrkan. Första instans för ett överklagande är domkapitlet och därefter Svenska kyrkans överklagandenämnd. Statlig tillsyn När Svenska kyrkans befattningshavare och uppdragstagare fattar beslut enligt TF och OSL så är det fråga om myndighetsutövning. Därför står denna verksamhet under tillsyn av JO och JK (se prop. 1998/99:38 s. 169, JO 2117-2007, JK 2744-00). JO och JK har däremot ingen tillsyn över Svenska kyrkans hantering av den inomkyrkliga handlingsoffentligheten.
  • Offentlighetsprincipen och handlingsoffentligheten
    Offentlighetsprincipen handlar om att ge allmänheten insyn i offentliga verksamheter. Principen kommer till uttryck på flera sätt i svensk lag. Det finns till exempel regler som säger att domstolsförhandlingar, riksdagsdebatter och sammanträden i kommunfullmäktige ska vara öppna för allmänheten. Meddelarfriheten som skyddar tjänstemän på myndigheter som lämnar ut uppgifter till massmedia är ett annat uttryck för offentlighetsprincipen. Allra viktigast är nog ändå handlingsoffentligheten som vi skriver om på denna sajt. Den ger oss tillgång till den enorma mängd information som finns samlad i myndigheternas allmänna handlingar. Handlingsoffentligheten innebär att du, jag och alla andra har rätt att begära ut och läsa de myndighetshandlingar som vi är intresserade av. Så om du vill veta vad livsmedelsinspektören tycker om din kvarterskrog? Begär ut inspektionsprotokollet från kommunen! Vill du veta om hantverkaren du tänker anlita har fått klagomål tidigare? Begär ett utdrag ur Allmänna reklamationsnämndens register! Är du osäker på om medierna ger en rättvis bild av ett uppmärksammat rättsfall? Be domstolen mejla en kopia av domen! Huvudregeln om handlingsoffentlighet finns i grundlagen, närmare bestämt i andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen, TF. Men det är en huvudregel med många undantag eftersom ett stort antal uppgifter i allmänna handlingar är hemliga enligt reglerna i offentlighets- och sekretesslagen, OSL. Namnet offentlighets- och sekretesslagen är för övrigt falsk marknadsföring eftersom reglerna om offentlighet är lätt räknade medan sekretessreglerna är otaliga och ständigt blir fler. Det är viktigt att veta att en myndighet bara kan hemlighålla en uppgift i en allmän handling om det finns en regel i offentlighets- och sekretesslagen som anger att just den aktuella typen av uppgift är för känslig för att lämna ut. Saknas det en sådan regel måste myndigheten lämna ut uppgifterna. Vad tjänstemännen på myndigheten tycker är lämpligt eller olämpligt att offentliggöra har ingen betydelse.
  • Vem kan använda handlingsoffentligheten?
    Var och en, både svenskar och utlänningar, har rätt att få ut allmänna handlingar från svenska myndigheter med stöd av handlingsoffentligheten (TF 2:1). Den rätten gäller inte bara människor av kött och blod (fysiska personer). Dåvarande Regeringsrätten har slagit fast att också aktiebolag och andra så kallade juridiska personer kan begära ut allmänna handlingar i eget namn (se RÅ 2003 ref. 83). Det behöver alltså inte vara någon fysisk person vid företaget som står som avsändare till en begäran om allmänna handlingar. JO har i ett fall (JO 2008/09 s. 538) förtydligat att rätten att ta del av handlingar omfattar också dem som är anställda på den myndighet där handlingen finns.
  • Var gäller handlingsoffentligheten?
    Det är ”myndigheter” som enligt grundlagen är skyldiga att på begäran lämna ut allmänna handlingar. Det framgår av TF 2:3 1 st. Men varken TF eller OSL ger besked om vad som är en myndighet i lagens mening. Lagarna innehåller inga listor över alla svenska myndigheter och inte heller någon definition av vad en myndighet är (se Bohlin, Offentlighetsprincipen, 9 uppl., s. 51 f.f. och RÅ 1984 2:101). Om du har att göra med ett departement, en domstol, en statlig myndighet eller någon kommunal nämnd så är det självklart att dessa är myndigheter. Har du å andra sidan att göra med ett privat organ som ett bolag, en förening, en samfällighet, en stiftelse eller ett registrerat trossamfund så är dessa inte myndigheter och som regel gäller inte handlingsoffentligheten där (se RÅ 2008 ref. 6). Men det finns organ i gränslandet mellan privat och offentligt som är mer svårbedömda. Då måste du som begär ut handlingar kunna argumentera för att organet som har handlingarna ska betraktas som en myndighet. Det är inte säkert att tjänstemännen på det aktuella organet själva vet om handlingsoffentligheten gäller där (se t.ex. JO 1083-11). Något som talar för att ett organ är en myndighet är om det organisatoriskt hänger ihop med den offentliga förvaltningen. I RÅ 1979 2:11 prövade Regeringsrätten om en etisk kommitté vid Södersjukhuset var en myndighet. Domstolen kom fram till kommittén var en myndighet eftersom ledamöterna var utsedda av lärarkollegiet vid sjukhusets medicinutbildning och eftersom kommittén fick yttra sig i frågor om bidrag till forskningsprojekt vid sjukhuset. Man kan också argumentera kring frågan om organet utför sådana uppgifter som typiskt sätt brukar utföras av myndigheter (se RÅ 1984 2:101). Lagstiftningen ger alltså inget entydigt svar på vad en myndighet är. Däremot ger den besked om vilka organ som inte är myndigheter men som ändå måste tillämpa handlingsoffentlighet. I TF 2:5 kan man läsa att politiska församlingar som riksdagen eller landstings- och kommunfullmäktige ska jämställas med myndigheter vid tillämpning av TF. Och enligt 2:4 OSL gäller handlingsoffentligheten inom vissa verksamheter hos privata organ som finns uppräknade i bilagan till OSL. Gemensamt för dessa privata organ är att de har fått förtroende att ägna sig åt myndighetsutövning mot enskilda. Handlingsoffentlighet gäller därför till exempel i a-kassornas ärenden om arbetslöshetsersättning, hos Radiotjänst i ärenden där bolaget tar ut TV-avgift eller vid bilbesiktning som utförs av privata företag.
  • Kommunala företag
    Aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller landsting har ett ”rättsligt bestämmande inflytande” jämställs med myndigheter i TF och måste tillämpa handlingsoffentlighet. Det framgår av OSL 2:3. Det ska alltså gå att få ut handlingar från dessa företag på samma sätt som allmänna handlingar från myndigheter. Vad som menas med ”rättslig bestämmande inflytande” framgår av OSL 2:3 2 st. Regeln i OSL 2:3 omfattar bara de associationsformer, det vill säga de typer av bolag, föreningar och andra juridiska personer, som räknas upp i paragrafens första stycke. I uppräkningen saknas de ideella föreningar eller enskilda personer som också kan få förtroendet att sköta kommunala angelägenheter enligt 3:16 kommunallagen. För dessa gäller alltså inget krav på handlingsoffentligheten enligt OSL 2:3. JO har i ett beslut konstaterat att också Landstingens ömsesidiga försäkringsbolag, som samägs av alla landsting, är en sådan associationsform som faller utanför regeln i OSL 2:3 (se JO 1952-09). Almi företagspartner i Örebro län omfattades inte av regeln i OSL 2:3 eftersom staten hade fler röster än landstinget i bolaget (se KR Jönköping 3960-96). Bolaget Science Park Speed Capital AB omfattades inte av offentlighetsprincipen eftersom kommunen ägde bolaget via en ideell förening  (se KR Sthlm 1588-16). För bolag och föreningar där kommunen är delägare men saknar rättsligt bestämmande inflytande eller för associationsformer som inte räknas upp i OSL 2:3 finns inte samma bindande krav på handlingsoffentlighet. För dessa gäller en svagare skrivning i 3:18 kommunallagen som säger att landstings- eller kommunfullmäktige ska ”verka för” att allmänheten ska ha rätt att ta del av handlingar. Vad detta innebär har prövats av Högsta förvaltningsdomstolen i målet HFD 5782-10.
  • Konsulter till myndigheter
    Personer eller företag som arbetar som fristående konsulter åt myndigheter är inte bundna av offentlighetsprincipen. De är inte skyldiga att lämna ut handlingar på begäran från allmänheten. Däremot kan en handling som en konsult tagit emot eller upprättat för en myndighets räkning betraktas som allmän och förvarad hos den myndigheten. I sådana fall går det att vända sig till myndigheten och begära ut handlingarna trots att de finns hos konsulten. Det gäller till exempel när en rekryteringskonsult sköter en personalrekrytering åt en myndighet. Jobbansökningar kan begäras ut hos myndigheten trots att de jobbsökande skickat dessa direkt till rekryteringskonsulten (se RÅ 1989 ref. 29 och RÅ 1996 ref. 25). I fall där en myndighet anlitat en rekryteringskonsult för att sondera marknaden, bedriva rekryteringsfrämjande åtgärder och göra en inledande urvalsprocess före det egentliga anställningsförfarande så har handlingar hos konsulten inte ansetts förvarade hos myndigheten. Det här betyder att rekryteringsföretaget kan ta emot intresseanmälningar till en tjänst på en myndighet utan att dessa blir allmänna handlingar. Om företaget väljer ut en eller flera kandidater som presenteras för myndigheten så blir dessa personers intresseanmälningar allmänna handlingar. Övriga sökandes intresseanmälningar blir det inte. Efter rekryteringsföretagets urvalsprocess måste myndigheten inleda ett vanligt anställningsförfarande där myndigheten tar emot ansökningar direkt från jobbsökande. I annat fall har myndigheten lagt över hela tjänstetillsättningsärendet på rekryteringsföretaget. I det läget anses företaget ha tagit emot alla intresseanmälningar i myndighetens ställe. Utgångspunkten är att de då är allmänna handlingar. Eventuellt kan myndigheten i det läget avtala bort sin tillgång till handlingarna hos rekryteringsföretaget, vilket innebär att handlingarna inte är allmänna. Men det är egentligen inte tillåtet. Se JO 3529 12 där JO kritiserade ett kommunalförbund för att ha avtalat bort tillgången till intresseanmälningar som kommit in till ett rekryteringsföretag trots att företaget tagit emot dessa i kommunförbundets ställe som en del av anställningsförfarandet. Om en myndighet har en överenskommelse med en konsult om att myndigheten ska ha tillgång till inskickade handlingar  så blir dessa allmänna handlingar (se JO 1990/91 s. 391, KR Gbg 7285-08 och KR Jönköping 330-05). Målet RÅ 1984 2:49 gällde en kontrolldagbok som en anställd på företaget Riksbyggen fört på uppdrag av en kommun. I det fallet ansåg Regeringsrätten att dagboken var en allmän handling hos kommunen trots att den aldrig funnits där. Domen har fått kritik för att ha utvidgat förvaringskriteriet i TF 2:4 för mycket (se bl.a. JO 1990/91 s. 391).
  • Skydd för totalförsvaret och samhällets krisberedskap
    Under pandemin blev det vanligare att myndigheter nekade att lämna ut handlingar och uppgifter med hänvisning till försvarssekretess och till skydd för samhällets krisberedskap. Bra att veta i sammanhanget är att en stor del av samhällsapparaten ingår i totalförsvaret, alltså även sådana myndigheter som inte sysslar med militär verksamhet. Med tanke på omvärldsläget är det troligt att myndigheter i högre grad kommer att tillämpa de här typen av sekretess framöver. De paragrafer som kan bli aktuella har ofta svag sekretess. Men om myndigheten hävdar att risk för skada finns kommer kammarrätten troligen inte att ifrågasätta det. Det blir istället den sökande som måste hitta stöd/argument för motsatsen. Ett sätt kan vara att kolla om myndigheten eller företaget själv i något sammanhang offentliggjort likande information som den man nu vill hemlighålla? Ibland hittar man sådana exempel i årsredovisningar, verksamhetsberättelser, tidningsartiklar eller bara genom en enkel googling. I överklagandet framhåller man sedan att liknande information som man tidigare spridit öppet inte kan hemlighållas i det aktuella fallet. En region ville hemlighålla uppgifter om bemanning på vårdcentraler. En genomgång av hemsidor tillhörande privata vårdcentraler visade att många av dessa publicerar namn och bild på anställda så att man kan se hur många av olika kategorier som arbetar på varje enhet. När reportern framhöll detta i ett överklagande ändrade regionen sitt beslut och lämnade ut uppgifterna om de egna vårdcentralerna. Här är några exempel på uppgifter som myndigheter hemlighållit av ovanstående skäl: • Lista över tjänstetelefonnummer till anställda. Varje nummer för sig är offentlig uppgift. Men sammanställningen belades med sekretess. Den skulle kunna användas för att bedöma myndighetens kapacitet och förmågor som en del av totalförsvaret, resonerar kammarrätten.
    • Smittspridning, antal insjuknade och belastningen på vårdapparaten i samband med covid har hemlighållits med hänvisning till myndigheters förmåga att hantera fredstida kriser.
    • Tillgång till skyddsmaterial under pandemin har hemlighållits eftersom ett utlämnande skulle kunna hota samhällsberedskapen.
    • Uppgift om antal läkare på olika sjukhus i en region hemlighölls eftersom sjukvården är en del av totalförsvaret och uppgiften avslöjar kapacitet och förmåga.
    • Uppgift om antal poliser i ett lokalpolisområde hemlighölls eftersom polisen är en del av totalförsvaret och uppgiften avslöjar kapacitet och förmåga.
  • Avgifter – tillåtet och inte tillåtet
    Myndigheter får ta ut avgifter för kopior av allmänna handlingar. Den statliga avgiftsförordningen stadgar att de första nio sidorna ska vara gratis, sidan tio kostar 50 kronor och de påföljande sidorna två kronor styck. Kommuner och regioner måste fatta särskilda beslut för att få ta ut avgifter. Dessa ska då ligga ungefär som den statliga avgiftsförordningen stadgar. Större avvikelser tillåts inte. Om man nöjer sig med att läsa handlingarna på plats får en myndighet inte ta betalt alls. Avgiften är tänkt att täcka myndighetens kostnader för papper, kopiering, porto och likande. Däremot får man inte ta betalt för arbetet med att ta fram handlingar eller kopior. Från detta finns det vissa undantag. Några myndigheter, exempelvis Bolagsverket, har rätt att ta ut andra avgifter. Då och då händer det att myndigheter vill ta betalt för sitt arbete vid utlämnande på mejl. Myndigheter är inte skyldiga att lämna ut i elektronisk form (bara papperskopior). Om någon ändå vill få handlingar per mejl har de möjlighet att ta betalt för detta, som då ses som en extra service utöver den lagstadgade. Ett annat exempel när myndigheter vill ha betalt kan vara för framtagande av viss databehandlad information. Det normala är att all information som är tillgänglig i myndighetens vanliga verksamhet ska lämnas ut utan avgift för arbete. Men om man ber om en sammanställning av data som inte kan skapas med ”rutinbetonade åtgärder” kan myndigheten göra undantag. Det kan exempelvis handla om att myndigheten måste sammanställa information genom olika sökningar i flera olika system eller program. Ett riktvärde i sådana här sammanhang brukar vara att tidsåtgång längre än fyra timmar innebär att arbetet ligger utanför begreppet ”Rutinbetonade åtgärder”. Det är alltså både tidsåtgången och hur myndigheten system är uppbyggda som styr. Om en myndighet ändå tar fram informationen kan den ta betalt för sitt arbete. Vanliga avgifter i sådana sammanhang är cirka 125 kronor per påbörjad kvart. Vad som är ”rutinbetonade åtgärder” eller inte samt hur lätt/svårt det egentligen är att ta fram information är så klart svårt att bedöma för en utomstående. Erfarenheten är att domstolarna litar på myndigheternas påståenden. Beviskravet på motsatsen därmed hamnar på den som begärt ut en handling, vilket så klart inte är lätt att uppfylla.
  • Konsulter – knivigt gränsdragningsfall
    Är handlingar som förvaras hos eller skickas till myndigheter från konsulter allmänna handlingar? Myndigheter hävdar då och då att så inte är fallet. Ibland har de rätt, men långt ifrån alltid. Orsaken är att konsulter i vissa fall inom ramen för sitt uppdrag kan ses som en del av myndigheten. Handlingar som upprättas av konsulten och lämnas över till den uppdragsgivande myndigheten blir då inte allmänna, utan ses som ett arbetsmaterial tills ärendet är avslutat (se avsnittet Allmän eller inte). Det normala hade annars varit att handlingen räknats som inkommen och allmän och sannolikt offentlig. Huvudregeln tycks dock vara att konsulter är fristående från myndigheter. Vad som avgör är uppdragets utformning och hur det utförs. Att konsulten har någon unik kompetens som saknas inom myndigheten, att hen utför uppdraget självständigt, med egen utrustning och i egna lokaler är faktorer som talar för att konsulten inte utgör en del av myndigheten. Här är några exempel på detta: En konsult som Sametinget hade anlitat för att analysera och utveckla Samernas bibliotek var självständig i förhållande till Sametinget. (Kammarrätten i 2351-18 Sundsvall) Två rapporter som lämnats över från en konsult till ett kommunalt bolag var allmän handling. (Kammarrätten i 6030-13 Göteborg) Exempel på konsulter som inte är fristående kan var sådana som har myndighetsutövande funktion. Exempelvis inhyrda socionomer, rektorer, läkare eller konsulter som sitter tillfälligt på en chefspost hos en myndighet. Ett annat exempel var en tidigare anställd hos Trafikverket som anlitades på tillfälliga uppdrag. Han arbetsleddes fortlöpande av Trafikverket ungefär som en anställd. Vid ett överklagande kan man begära ut det avtal som reglerar konsultens uppdrag. Där finns ofta formuleringar som stödjer att konsulten anlitats i egenskap av expert och att uppdraget förväntas utföras självständigt. Advokater/jurister är en typ av konsult kan ha skiftande ställning. Om advokaten utför allmän rådgivning och liknade uppgifter är hen fristående. Men om advokaten är myndighetens ombud, dvs har rätt att företräda myndigheten i domstol och andra rättsliga sammanhang, är hen inte längre fristående. Men det förutsätter att myndigheten utfärdat en fullmakt. Finns ingen sådan är advokaten fristående. Handlingar som förvaras hos en konsult kan vara allmänna om de tillhör och är tillgängliga för myndigheten. En rekryteringskonsult som tar emot ansökningar till en tjänst hos en myndighet anses i just i den situationen vara en del av myndigheten. Ansökningarna är då mottagna för myndighetens räkning och allmänna handlingar. Se RÅ 1989 ref 29. Men om konsult tar emot ”intresseanmälningar”, som inte är formella ansökningar, är hen fristående och handlingarna inte allmänna. I ett fall hade en konsult samlat in enkätsvar från chefer på en myndighet. I efterhand påstod myndigheten att handlingarna förvarades hos konsulten och tillhörde hen. Handlingar kunde därför inte lämnas ut. Men av avtalet mellan konsulten och myndigheten framgick att alla handlingar tillhörde myndigheten, som efter dom i kammarrätten måste lämna ut materialet.
  • Förundersökning hos polisen
    Polisen brukar oftast motivera sekretess med hänvisning till en eller flera av följande paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen:
    • 15 kap 1 – sekretess till skydd för rikets säkerhet – polisen är ju en del av totalförsvaret (Svag sekretess)
    • 18 kap 1 – sekretess för att skydda utredningar, beivra och förebygga brott. (Svag sekretess)
    • 35 kap 1 – sekretess till skydd för enskilda personer. (Stark sekretess)
    Läs mer om olika grader av sekretess i det särskilda avsnittet om detta. Pågående förundersökningar brukar omfattas av sekretess i sin helhet och det är inte mycket lönt att försöka överklaga. Förundersökningen blir offentlig hos tingsrätten när åtal lämnas in dit. Däremot kan samma handlingar helt eller delvis fortsätta att vara sekretessbelagda hos polisen och åklagare. Det beror på att olika myndigheter har olika krav på sekretess i sin verksamhet. Nedlagda förundersökningar lämnas inte in till tingsrätten och måste därför begäras ut hos polis eller åklagare. Där är det vanligt att man sekretessbelägger med hänvisning till 35 kap 1 §, det vill säga till skydd av enskildas personliga förhållanden. Begreppet enskilda kan vara målsägare, misstänkt, vittnen och andra utomstående som på något sätt förekommer i utredningen. Myndigheternas personal omfattas dock inte. Den starka sekretessen i paragrafen innebär mycket små möjligheter att få ut hela undersökningen genom att överklaga. Men en lösning kan vara att begära avidentifierade handlingar. Detta framgår bland annat av förarbetena till den tidigare sekretesslagen (prop. 1979/80:2 Del A s. 84) där följande sägs: För att enskild person ska lida skada eller men krävs givetvis att uppgifterna är hänförliga till en viss individ. Det innebär att man i allmänhet bör kunna lämna ut s.k. avidentifierade uppgifter utan att risk för skada eller men uppkommer. Se också målet 2233-13 (Kammarrätten i Stockholm) där rätten förelade polisen att lämna ut delar av en nedlagd förundersökning. Målet 2764-19 (Kammarrätten i Göteborg) rör egentligen en annan typ av ärende. Men i slutet gav domen slår rätten fast att sekretessprövning ska göras stycke för stycke och uppgift för uppgift. När du begär ut avidentifierade handlingar bör du inte låta myndigheten få veta att du känner till namnen på personer som förekommer i handlingarna. Då blir det sannolikt avslag eftersom det då går att koppla ihop information med namngivna personer. (Läs mer om detta under socialsekretess. Samma förfaringssätt gäller) Man bör också fundera över vilka handlingar man verkligen behöver. Det är bättre än att begära ut hela undersökningen och riskera att hamna i långa diskussioner eller tvist med myndigheten över handlingar som egentligen är ointressanta. Börja därför med att begära ut dagboksbladet (registerbladet) som berättar om vilka handlingar som finns i ärendet. Välj sedan de som är intressanta. Ännu ett sätt att komma runt sekretessen är att använda fullmakt från den/de som skyddas av sekretessen. Exempelvis en målsägare. Av OSL 12 kap 1 § gäller sekretess inte i förhållande till den enskilde själv. Rätten att genom fullmakt låta andra ta del av uppgifter om en själv stadgas i OSL 2 kap 2 §. (Se avsnittet om fullmakter) Men ofta räcker det inte med fullmakt från en person. Om det förekommer uppgifter om flera enskilda i handlingarna kan fullmakt även krävas från dessa. Varje enskild som finns med i förundersökningen måste häva sekretessen för uppgifter som rör dem själva. Om vissa personer inte lämnar fullmakt får man begära att uppgifter som gäller dem maskas. Ofta kan det dock vara lättare att be den enskilde att själv begära ut handlingar som du som journalist sedan kan få ta del av. Detta eftersom myndigheter ibland förhalar eller struntar i fullmakten om en journalist eller annan utomstående finns med i sammanhanget. Var kreativ. Tänk på att även ett fåtal uppgifter kan kasta ljus över en händelse. En reporter som kontaktade Offentlighetsjouren fick avslag på att ta del av en nedlagd våldtäktsutredning. Han begärde då att få ut vissa handlingar med allt maskat utom rubriker som angav typ av handling samt olika datum och klockslag. Tanken var att kunna avgöra hur många förhör polisen hållit i ärendet, med hur många personer och hur länge förhören varat. Detta kunde sedan ge en fingervisning om hur mycket arbete polisen lagt ned på att utreda ärendet.
  • Utköp och personalsekretess
    Personalsekretess gäller till skydd för offentligt anställda enligt OSL 39 kap 1-3 §. Lagrummen innehåller både stark och svagare sekretess. Uppgifter som skyddas är exempelvis sådana om hälsa, relationer till kollegor och andra privata förhållanden. Däremot kan inte sådant som rör förhållanden kopplade till myndighetens verksamhet hemlighållas. Namn och personnummer på anställda är normalt offentliga uppgifter. Det framgår bland annat av 3386-20 (Kammarrätten i Jönköping). I målet 2035-18 (Kammarrätten i Göteborg) försökte ett kommunalt bolag felaktigt hemlighålla namn på anställda av affärsskäl och med hänvisning till GDPR. För viss personalgrupper, exempelvis polis, militär, vårdpersonal mfl gäller sekretess även för personnumren enligt Offentlighets- och sekretessförordningen 10 §. Anställdas hemadresser och privata telefonnummer och e-postadresser omfattas alltid av sekretess. Däremot är nummer till tjänstetelefoner offentliga. Målet 5588-19 (Kammarrätten i  Stockholm) bekräftar detta. Ett undantag för detta är om man begär ut en lista med nummer till alla anställda i en viss verksamhet eller på en myndighet. Varje nummer för sig är offentlig uppgift. Men sammanställningen skulle kunna användas för att bedöma myndighetens kapacitet och förmågor, resonerar kammarrätten som accepterat sekretess av försvarsskäl. (Se avsnittet om samhällsberedskap och försvar). Löner för offentliganställda är offentliga. Se exempelvis 2035-18 (Kammarrätten i Göteborg) och 46-12 (Kammarrätten i Stockholm). Ibland hävdar en myndighet att avtal som reglerar utköp av anställda omfattas av sekretess. Det håller sällan. Vanligtvis hänvisar myndigheter till OSL 39 kap 1-3 § som bland annat handlar om sekretess till skydd för anställdas hälsotillstånd och andra personliga förhållanden. Oftast är ingen av paragraferna relevant i sammanhanget. Avtalen brukar vara mycket informationsfattiga och innehåller som regel bara uppgift om att NN frivilligt säger upp sig från ett visst datum och får ett visst antal månadslöner för detta. Någon orsak brukar inte nämnas. Den nämnda informationen utgör inte den typ av uppgifter som skyddas av personalsekretess. Detta framgår bland annat av målen 6695-16 (Kammarrätten i Stockholm) och 2142-16 (Kammarrätten i Göteborg). Det kan dock finnas enskilda uppgifter i avtalen som kan omfattas av sekretess. Om en utköpt person exempelvis som en del av överenskommelsen utlovas betald psykologbehandling kan just den uppgiften vara sekretessbelagd. Avtalet ska då lämnas ut i övriga delar. Anmälningar om kränkningar eller brister i psykosocial arbetsmiljö är offentliga i varierande grad. Ju fler uppgifter av personlig karaktär desto större sekretessbehov. Personkretsars storlek (Se avsnitten om socialsekretess) påverkar också. Ju mindre en arbetsplats är desto lättare att identifiera enskilda personer även om handlingar lämnas ut avidentifierade. Enligt målet 8168-19 (Kammarrätten i Stockholm) var en skriftlig varning offentlig. Målet 182-20 (Kammarrätten i Sundsvall) handlade om en utredning mot en lärare. Kommunen sekretessbelade hela, men rätten tvingade myndigheten att sekretesspröva varje del och att lämna ut delar av utredningen. I målet 3235-21 (Kammarrätten i Sundsvall) tvingades en kommun lämna ut en utredning om omplacering.
  • Social- och sjukvårdssekretess
    OBS: Här gör journalister ofta taktiska misstag som låser läget och gör att de inte får ut information. Missa därför inte råden i slutet av det här avsnittet! Dessa områden regleras i första hand i kapitlen 25 och 26 i Offentlighets- och sekretesslagen, OSL. I allmänhet råder stark sekretess (omvänt skaderekvisit) för båda områdena. Läs mer om detta i avsnittet orm stark och svag sekretess. Stark sekretess innebär att uppgifter om enskilda personer och organisationer inte får lämnas ut om det inte står klart att det kan ske utan att någon lider skada eller men eller kan uppleva detta som integritetskränkande. Bevisbördan att det förhåller sig så ligger på den som begär ut handlingar/uppgifter. I många fall går det ändå att ta sig runt sekretessen. Avidentifiering av handlingar är ett sätt. Sekretessen till skydd för enskildas personliga och ekonomiska förhållanden kan i många fall upprätthållas genom att namn och andra identifierbara uppgifter maskas. Detta framgår bland annat av kammarrättens i Kammarrätten i Jönköping 1591-14 samt av förarbetena till sekretesslagen (prop. 1979/80:2 Del A s. 84) där följande sägs: “För att enskild person ska lida skada eller men krävs givetvis att uppgifterna är hänförliga till en viss individ. Det innebär att man i allmänhet bör kunna lämna ut s.k. avidentifierade uppgifter utan att risk för skada eller men uppkommer.” Viktigt att komma ihåg är också att begreppet ”enskild” i de två paragraferna omfattar vårdtagare, patienter, anhöriga och andra utomstående som kommer i kontakt med verksamheten. Däremot skyddas inte myndighetens egen personal av sekretess enligt OSL 25 och 26 kap. Om det räcker med avidentifiering för att upprätthålla sekretessen måste avgöras från fall till fall utifrån vilken typ av uppgifter det rör sig om och hur stor personkretsen är. Här är några exempel:
    • Antal smittade eller avlidna i covid per kommun var offentliga uppgifter enligt följande domar: 1294-20 i Kammarrätten i Sundsvall och 1968-20 (Kammarrätten i Göteborg).
    • Antal smittade per vårdboende är en offentlig uppgift enligt domen från Kammarrätten i Sundsvall 1275-20. I målet 6927-20 (Kammarrätten i Göteborg) slår rätten fast att 27 lägenheter på ett äldreboende utgör en tillräckligt stor personkrets för att det inte ska kunna gå att identifiera enskilda covidsmittade.
    • Av domen ovan 1591-14 (Kammarrätten i Jönköping) framgår att en enskild vårdtagare inte gick att identifiera i en krets på sex personer.
    • Misstag att undvika: Det händer att journalister begär ut handlingar som rör en namngiven person. Exempelvis genom att kontakta Inspektionen för vård och omsorg, IVO, och begära att få ta del av en anmälan som rör vården av N N.
    Det är ett stort misstag. Nu kan myndigheten inte lämna ut några handlingar, inte ens avidentifierade. Journalisten vet ju vem det handlar om. Ett smartare sätt är att begära ut avidentifierade anmälningar under exempelvis en viss period och där leta fram den handling man är intresserad av. Samma sak gäller om man ber exempelvis anhöriga att begära ut handlingar. Dessa ska då inte berätta att de tänker visa handlingarna för en journalist. Då ökar riksen för att myndigheten säger nej. Läs gärna vidare i avsnittet om fullmakter!
  • Handlingar inför ett kommande sammanträde
    Det händer att myndigheter hävdar att sammanträdeshandlingarna är ett arbetsmaterial eller internt material fram till att mötet hållits. Det stämmer delvis. Sammanträdeshandlingar inför exempelvis ett sammanträde i kommunstyrelsen brukar innehålla en rad olika typer av handlingar. Det kan vara tidigare beslutsprotokoll och handlingar som lämnats in till kommunen eller skickats ut därifrån. Dessa är allmänna handlingar som på begäran ska lämnas ut. Det som brukar intressera journalister är dock beslutsförslagen och de underliggande tjänsteskrivelserna. Dessa är vanligtvis upprättade inom myndigheten och blir allmänna först när det ärende de tillhör är avslutat, det vill säga efter sammanträdet. I det fallet stämmer det att handlingarna utgör ett arbetsmaterial. Om myndigheten så vill behöver man inte lämna ut dem förrän protokollet är justerat, vilket i regioner och kommuner ska ske senast två veckor efter sammanträdet. Det är inte förbjudet att lämna ut handlingar som inte är allmänna. Men myndigheten är alltså inte tvingad att göra det. Den kan välja själv. När det gäller den här typen av gränsdragning kan det vara bra att känna till att kommuner och regioner är myndigheter som i sin tur ofta utgörs av flera myndigheter. Vanligtvis de olika facknämnderna. Det betyder att handlingar som skickats över förvaltningsgränser ofta blir allmänna. Detta framgår av domen 94-14 (Kammarrätten i Göteborg). Ibland händer det att myndigheter påstår att även själva dagordningen är ett arbetsmaterial. Det stämmer inte alltid. Av målet 2811-16 (Kammarrätten i Jönköping) framgår att dagordningen är allmän handling. Målet gällde visserligen en dagordning inför ett möte i ett arbetsutskott. Men det framgår även vad som gäller för sammanträden i styrelser och nämnder.
  • Så fungerar offentlighetsprincipen för e-post
    För att en handling ska kunna var offentlig måste den först vara allmän. Det blir den om den lämnas in till en myndighet, skickas ut därifrån eller upprättas inom myndigheten och tillhör ett avslutat ärende. Mejl blir alltså allmänna handlingar om de skickas till eller från en myndighet. Mejl inom en myndighet är inte allmänna handlingar såvida de inte tillför ett ärende sakinnehåll och mejlet har tagits till vara och arkiverats, fått allmän spridning inom myndigheten eller varit föremål för någon annan specialåtgärd. Interna mejl inom en myndighet behöver inte lämnas ut. Att mejlen skickats mellan olika enheter inom myndigheten saknar oftast betydelse. Det är först när mejlet passerar gränsen till myndigheten på väg ut eller in som det blir en allmän handling. Den här tolkningen har gjorts av högsta förvaltningsdomstolen i målet HFD 5339-13. Kommuner och landsting utgör dock undantag från ovanstående. Dessa är myndigheter som i sin tur består av flera myndigheter – i praktiken oftast de olika förvaltningarna/nämnderna. Ett mejl från exempelvis kommundirektören till någon inom kulturförvaltningens ansvarsområde blir då allmän och oftast offentlig handling på båda ställena. Detta framgår bland annat av målet 94-14 (Kammarrätten i Göteborg). Mejl mellan politiker och tjänstemän som tillhör samma myndighet är inte allmänna eftersom politikerna anses utgöra en del av myndigheten. Däremot är mejl från en myndighet som skickats till en facklig företrädare allmän handling enligt domen 2769-2770-18 (Kammarrätten i Sundsvall). En annan typ av mejl som inte är allmänna handlingar är de som är “privata”. Privata mejl är sådana som inte rör tjänsten. Exempelvis om maken/makan mejlar en tjänsteman om något som rör familjen. Däremot är logglistor över inkomna och avsända mejl allmänna handlingar. Det framgår av 6569-16 (Högsta förvaltningsrätten). Det förekommer att politiker och tjänstemän tar emot och skickar handlingar genom sina privata e-postadresser i hopp om att undvika insyn. Adressen är dock inte avgörande. Innehåll i handlingar och i vilken roll en kommunföreträdare har när hen skickar/tar emot dem avgör. Om handlingen rör tjänsten är den att anse som inkommen även om den skickats till en privat e-postadress. Det framgår av JO:s uttalande 9123-21. När det gäller gallrade (raderade mejl) säger lagen att alla myndigheter ska upprätta ett regelverk för detta. Mejl som inte är allmänna handlingar och/eller saknar betydelse för verksamheten får raderas. Det är den enskilde tjänstemannen som avgör vad som ska raderas. Myndigheter kollar sällan om deras bedömning är korrekt. Tyvärr öppnar detta naturligtvis för fusk, dvs att man kan förstöra sådant som man inte vill att journalister eller andra ska se. Många myndigheter raderar sin mejllogg automatiskt och fortlöpande efter en viss tid. Tiden kan variera, men det förekommer att man raderar redan efter en vecka.
  • EU:s Dataskyddsförordning (GDPR)
    Det händer att myndigheter nekar att lämna ut handlingar eller helt okontroversiella personuppgifter med hänvisning till GDPR. Exempelvis bygglovsansökningar där det varken framgår vem som sökt lovet eller vilken fastighet som omfattas. Oftast går det dock att lösa problemen genom att hänvisa till det undantag som finns i förhållande till offentlighetsprincipen i ”Lag 2018:218 med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning”. Av 1 kap 7 framgår att ”EU:s dataskyddsförordning och denna lag ska inte tillämpas i den utsträckning det skulle strida mot tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen. Artiklarna 5-30 och 35-50 i EU:s dataskyddsförordning samt 2-5 kap denna lag ska inte tillämpas vid behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande.” Detta framgår också av 405-19 (Kammarrätten i Jönköping).
  • God man och förvaltare
    Läs först avsnittet om social- och sjukvårdssekretess Stark sekretess för området gäller enligt OSL 32 kap 4 §. Sekretessen skyddar både den som har god man och den gode mannen själv. Normalt sett skyddas en myndighets personal inte av sekretessen i paragrafen. Men den gode mannen anses vara anlitad av den hen företräder och inte av myndigheten, och omfattas därför av begreppet ”enskild”. Därför är det svårt att granska gode män. Det finns dock vissa uppgifter som bör vara offentliga. Namn på gode män och hur många uppdrag var och en har är offentliga uppgifter enligt målen 5475-13 (Kammarrätten i Göteborg) och 2756-13 (Kammarrätten i Jönköping). Det händer att en god man vill låta journalister ta del av information om den person hen företräder och lämnar en fullmakt för det. En sådan fullmakt är dock ogiltig eftersom man bara kan upphäva sekretessen för uppgifter som rör en själv. Den som har god man har rätt att utan den gode mannens medgivande utfärda en fullmakt som ger utomstående rätta att ta del av uppgifter om honom/henne. Det framgår av JO:s beslut 6231-13. Handlingar om gode män hanteras vanligtvis av kommunernas överförmyndarnämnder och länsstyrelserna, som är tillsynsmyndighet. Beslut om utseende av god man fattas dock i en del fall av tingsrätten. Där är sekretesskyddet inte lika starkt och det finns möjlighet att ta reda på vem som utsetts till god man för en viss person och varför.
  • Myndigheten vill inte lämna ut per mejl
    Myndigheter har ingen skyldighet att lämna ut handlingar per mejl. Det är visserligen inte förbjudet att göra det. Men myndigheten får själv avgöra vad som anses vara lämpligt och behöver inte motivera detta. En vanlig anledning brukar dock vara en oro för att personuppgifter ska kunna sammanställas i databaser och spridas på ett olämpligt sätt. Ett sätt att komma förbi detta kan vara att prata med myndigheten och få den att göra undantag för dig som journalist och företrädare för ett välkänt och seriöst medieföretag. Myndigheter är däremot skyldiga att lämna ut på plats i sina egna lokaler eller per post. Det senare framgår av JO:s uttalande i ärendet 3046-2001. Öppna data – en väg till digitalt utlämande. Sedan 1 augusti 2022 har nya möjligheter öppnats genom införandet av Lag (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data (Öppna data). Reglerna skiljer sig en del från mot hur den vanliga offentlighetsprincipen fungerar. De kan kort sammanfattas så här:
    • Offentliga organ är skyldiga att lämna ut data i digital form och i det format en sökande begär, exempelvis som en excel-fil. Vissa undantag finns för vilka offentliga organ som omfattas.
    • Utlämnandet ska ske inom fyra veckor. I vissa fal kan utlämnadet få ta upp till åtta veckor om begäran är omfattande och komplicerad. Det innebär en stor skillnad mor den vanliga offentlighetsprincipen som föreskriver utlämnade omedelbart eller med någon dags fördröjning
    • Utlämnandet ska i utgångsläget vara avgiftsfritt. Men det finns flera undantag när myndigheter får ta betalt för sitt arbete med att ta fram och lämna ut. Någon lagstadgad taxa finns inte. Myndigheten ska själv uppskatta kostnaden för arbete. Nivån för avgiften ska vara begriplig och förutsägbar för den sökande.
  • Affärssekretess
    Frågor kring affärssekretess är vanligt återkommande hos Offentlighetsjouren. Affärssekretess avser att skydda uppgifter om personers, företags och andra organisationers ekonomi och verksamhetsförhållanden. Tanken är bland annat att konkurrenter och andra inte ska kunna få insyn och dra nytta av detta. Det finns också bestämmelser som skyddar myndigheters affärsintressen. Affärssekretessen regleras i ett flertal paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen. De flesta har raka skaderekvisit eller svag sekretess, vilket innebär att sekretess ska tillämpas som undantag. Några paragrafer har stark eller absolut sekretess. (Se avsnittet om stark och vag sekretess). Trots att offentlighet sägs vara huvudregel i många fall behövs inte särkilt mycket för att motivera ett undantag. Domstolarna litar på företag och myndigheter som påstår att affärsintressen kan skadas. Dessutom finns en juridisk praxis som går i samma linje. Därför ställer det en hel del krav på den som överklagar ett beslut om affärssekretess att kunna argumentera för sin sak. Ett sätt kan vara att kolla om myndigheten eller företaget själv i något sammanhang offentliggjort likande information som den man nu vill hemlighålla. Ibland hittar man sådana exempel i årsredovisningar, verksamhetsberättelser, tidningsartiklar eller bara genom en enkel googling. I överklagandet framhåller man sedan att liknande information som man tidigare spridit öppet inte kan hemlighållas i det aktuella fallet. Upphandlingar Upphandlingar regleras vanligtvis av  OSL 31 kap 16 §, som är en paragraf med svag sekretess. Myndigheten förväntas då redogöra för den/de ”särskilda anledningar” som finnas för sekretess. Observera att tidsgränsen i paragrafen för avtal är relativt kort. Två eller fem år beroende på vilken verksamhet det rör sig om. Avtal som passerat gränsen ska lämnas ut. Under en pågående upphandling gäller absolut sekretess tills beslut är fattat. Därefter kan man normalt sett ta del av anbud och avtal. Dock inte alltid i detalj. Uppgifter om styck- och timpriser, arbets- och produktionsmetoder, utrustning och dess egenskaper och namn på anställda med expertkunskap är exempel på information som kan hemlighållas. När man överklagar hamnar ansvaret alltså ofta på den som begärt ut en handling att visa att företaget inte lider skada vid ett utlämnade. Det är naturligtvis inte så lätt. Men vissa möjligheter finns. Vid upphandlingar har företag i bland möjlighet att begära sekretess för vissa uppgifter på förhand. Alla gör dock inte detta. Om så är fallet är det att argument som bör framhållas i överklagandet. Är de uppgifter som hemlighålls verkligen sådana som rör företagets affärs- och driftsförhållanden, eller handlar det om annan information? Har företaget verkligen ”trätt i affärsförbindelse med myndigheten”, som som det förutsätts i paragrafen. Det är inte alltid säkert och något man kan invända mot. Är verksamheten verkligen affärsdrivande? Det kan ibland ifrågasättas om det gäller föreningar, stiftelser, myndigheter etc. Skattefrågor Uppgift om taxerad inkomst är offentligt. Men i övrigt omfattas det mesta av absolut sekretess hos Skatteverket. Det betyder att uppgifter aldrig får lämnas ut. En möjlighet till insyn är skattebeslut. Själva beslutet är offentligt. Om det sedan överklagas till förvaltningsrätten blir detta och ytterligare information offentlig hos domstolen. Missförhållanden Missförhållanden hos företag som exempelvis uppdagas vid myndighetstillsyn hemlighålls ofta. Det kan dock ifrågasättas om missförhållanden är sådana affärs- och driftsförhållanden som normalt ingår i ett företags verksamhet. Det finns kammarrättsdomar som pekar åt båda hållen. De flesta tycks gå ut på att även missförhållanden anses vara affärs- och driftsförhållanden som ska sekretesskyddas, Domen 3448-16 (Kammarrätten i Stockholm) pekar dock åt motsatt håll. De rör tillsyn av friskolor och slutsatsen är att påpekade brister inte självklart kan ses som affärshemligheter. Samma resonemang borde kunna föras även när det gäller andra typer av verksamheter. Ett ovanligt undantag finns också i OSL 30 kap 27 § för kommunal tillsyn inom miljö, hälsa och livsmedel. Enligt paragrafen får sekretessen stå tillbaka för intresset för allmänhetens  ”kännedom om förhållande som rör människors hälsa, miljön eller redligheten i handeln eller ett liknande allmänintresse har sådan vikt att uppgiften bör lämnas ut.” Bristfälliga motiveringar När en myndighet avslår är motiveringen ofta bristfällig, särskilt när man hänvisar till paragrafer med svag sekretess. Här krävs att myndigheten motiverar varför det finns anledning att anta att någon kan lida skada vid ett utlämnande. Men ofta nöjer man sig med bara hänvisa till paragrafen eller upprepa dess innehåll. Detta bör man ifrågasätta vid ett överklagande och yrka på att handlingarna ska lämnas ut eftersom myndigheten inte kunnat visa på något som talar för skada. Skydd för myndigheters ekonomiska intressen Myndigheters ekonomiska intressen skyddas i många fall av OSL 19 kap 1 § som är en paragraf med svag sekretess. Men ofta landar det ändå i att domstolen accepterar sekretess. Exempel på uppgifter som hemlighållits är hyresnivåer och prisuppgifter avtal. I kommunala bolag händer det ibland att man försöker hemlighålla uppgifter om chefslöner trots att sådana enligt praxis ska vara offentliga. Se exempelvis målet 6510-13 (Kammarrätten i Stockholm) Rättsliga tvister Regleras av OSL 19 kap 9 § och handlar om att handlingar inte ska lämnas ut om innehållet kan försämra myndighetens möjlighet till framgång i en rättslig tvist. Paragrafen har svag sekretess, vilket alltså ställer krav på myndigheten att motivera varför det finns risk för skada. Ibland försöker man hemlighålla handlingar som motparten tagit del av. Detta bör så klart ifrågasättas vid ett överklagande. Hur kan skada uppstå om båda parter redan tagit del av handlingarna? Målet 4355-20 (Kammarrätten i Göteborg) ger stöd för ovanstående resonemang. På samma sätt kan man ifrågasätta om det verkligen finns en tvist. Kanske är det verkliga förhållandet bara ett vagt antagande att en sådan kanske någon gång kan uppstå. Arbetsförmedling m m Arbetsförmedling och liknande myndighetsverksamhet regleras till stor del av OSL 28 kap 11-12 §. Den förra paragrafen skyddar arbetslösas personliga förhållanden och den senare arbetsgivares ekonomi och affärsförhållanden. Fram till första december 2022. Hade båda paragraferna stark sekretess. Numera har sekretessen ändrats till svag. Under pandemin hemlighölls uppgifter om utbetalt permitteringsstöd till företag och arbetsgivare. Dessa uppgifter är numera offentliga. Det händer att myndigheter hävdar affärssekretess för anställdas löner. Dessa är dock offentliga. Se exempelvis 2035-18 (Kammarrätten i Göteborg) och 46-12 (Kammarrätten i Stockholm). I målet 658-19 (Kammarrätten i Sundsvall) beslöt rätten att uppgifter är offentliga om vilka föreningar som ett sponsrades av ett kommunalt bolag.
  • Myndigheten säger nej utan tydlig motivering
    Ett av de vanligaste problemen som hanteras av Offentlighetsjouren, OJ, är otillräckliga och bristfälliga motiveringar av beslut. Ibland handlar det om okunskap. Vid andra tillfällen om myndigheter som nekar utlämnande för att de av någon anledning inte vill eller tycker att det är lämpligt. En sådan allmänt hållen inställning räcker inte. Myndigheten är skyldig att fatta ett formellt beslut som grundas på minst en av bestämmelserna i Tryckfrihetsförordningen eller Lagen om offentlighet och sekretess, OSL. Detta framgår bland annat av OSL 6 kap 3 och 7 § samt av Förvaltningslagen 31-33 §. Om myndigheten nekar lönar det sig ofta att säga att man vill ha saken prövad i kammarrätten och kräva ett skriftligt beslut som ska innehålla hänvisning till den/de lagparagrafer beslutet grundar sig på. En vanlig reaktion är då att handläggaren efter en stund återkommer och lämnar ut de begärda handlingarna. En begäran om allmän handling ska hanteras skyndsamt, enligt praxis direkt eller med någon dags fördröjning. Skyndsamhetskravet gäller på samma sätt även när en myndighet avslår. Det framgår av JO:s uttalande 3688:2020. Av målet B28-14 (Hovrätten i Skåne och Blekinge) framgår att en politiker dömdes till höga dagsböter efter att han både låtit bli att lämna ut handlingar och struntat i att fatta ett avslagsbeslut.

    När myndigheten säger nej – så överklagar du

    Först av allt. Varje begäran om allmänna handlingar är unik och måste prövas utifrån sitt sammanhang. Därför går det inte att ställa upp några fasta mallar för hur man skriver ett överklagande.

    Nedanstående utgår några punkter kring vad man kan tänka på allmänt om man funderar på att överklaga.

    Men det bästa tipset: Be Offentlighetsjouren om hjälp. Om det finns möjlighet till framgång hjälper vi till att skriva färdiga överklaganden som kan lämnas vidare till kammarrätten för prövning.

    • Kräv skriftligt beslut. Ett besked om hemlighållande av handlingar ska innehålla motivering och hänvisning till den/de paragrafer beslutet grundar sig på. Här brister myndigheter ofta genom luddiga sekretessbesked utan motivering. Begär formellt skriftligt avslagsbeslut. I många fall backar då myndigheten och lämnar ut.

    • Bygg ditt överklagande på juridiska argument – paragrafer och praxis. Domstolarna tar mindre hänsyn till tal om demokrati och allmänhetens rätt till insyn.

    • Hänvisa till tidigare kammarrättsdomar och JO-uttalanden i likande fall. Offentlighetsjouren kan hjälpa till med sådana.

    • Stark eller svag sekretess? Tryckfrihetsförordningen stadgar rätten att ta del av handlingar. Offentlighets- och sekretesslagen, OSL, listar undantagen. Paragraferna i OSL är uppdelade i tre kategorier med olika grad av sekretess. Den vanligaste kategorin är den med svag sekretess där offentlighet är huvudregel och sekretess utgör undantag. Svag sekretess är ett användbart argument vid ett övertagande. Om hur de olika kategorierna känns igen kan man läsa om i avsnittet ovan om detta.
    • Delvis utlämning. Om vissa uppgifter i en handling omfattas av sekretess ska handlingen i övriga delar lämnas ut. Det framgår av Tryckfrihetsförordningen 2 kap 15 §. Ofta räcker det med att namn och andra identifierbara uppgifter stryks.

    • Märk ord. Sekretess till skydd för enskildas personliga och ekonomisk förhållanden återkommer i flera paragrafer som exempelvis polis, socialtjänst och sjukvård brukar hänvisa till. Tänk på att begreppet ”enskild” avser patienter, anhöriga, klienter, vittnen, misstänkta och andra utomstående. Aldrig myndighetens personal. Uppgifter om enskildas och ekonomiska förhållanden ska röra just sådana. Exempelvis förhållanden och brister i myndighetens egen verksamhet är inte ”enskilds personliga och ekonomiska förhållanden”, och kan inte hemlighållas med stöd av detta.

    • Tänk på att sekretessen är tidsbegränsad. Ofta i decennier. Men i exempelvis OSL 31 kap 16 §, som myndigheter ofta hänvisar till när det gäller affärssekretess, är sekretesstiden bara två respektive fem år beroende på vilken myndighet det handlar om.

    • Förnuftsmässiga argument. Kanske säger myndigheten nej med motiveringen att utlämnade av vissa uppgifter kan hota samhällets beredskap eller dess verksamhet (tex polisen, försvaret mfl). Kolla om myndigheten publicerat liknande uppgifter i andra sammanhang. Exempelvis nekade polisen att lämna ut uppgifter om bemanning i olika lokalpolisområden samtidigt som sådana uppgifter regelmässigt publicerades i de egna rekryteringsannonserna.

  • Stark eller svag sekretess?
    Är beslutet att avslå en begäran grundat på svag eller stark sekretess? Myndigheter hänvisar ofta till lagparagrafer med svag sekretess. Men svag sekretess innebär att offentlighet är huvudregel och sekretess undantag. För att kunna hävda sekretess måste myndigheten i sådana fall visa att det är troligt att skada eller men kan uppstå. Den som vill ta del av en handling ska så klart trycka på att offentlighet är huvudregel och att risken för skada/men är liten eller obefintlig. Tre olika så kallade skaderekvisit avgör graden av sekretess. Värt att veta i sammanhanget är att “skada” avser ekonomisk skada, medan “men” handlar om annan typ av skada.
    • Svag sekretess eller “rakt skaderekvisit” innebär att offentlighet är huvudregel och sekretess undantag. Man känner igen det på formuleringen att uppgifter skyddas av sekretess om “det kan antas” att den enskilde lider viss skada eller visst men om uppgiften utlämnas. Formuleringen återkommer i de paragrafer i Lagen om offentlighet och sekretess, OSL,som stadgar svag sekretess.
    • Stark sekretess eller “omvänt skaderekvisit” betyder att huvudregeln är sekretess. I praktiken innebär det att sådana uppgifter mycket sällan lämnas ut. Om det inte står klart att uppgiften kan röjas” utan att någon lider skada eller men, är den återkommande formuleringen i paragraferna med stark sekretess.
    • I vissa paragrafer finns ingendera av ovanstående formuleringar. Då gäller absolut sekretess, den starkaste graden. Uppgifterna i handlingen är då alltid sekretessbelagda.
  • Allmän eller inte?
    Det är vanligt att tjänstemän gör en allt för snäv tolkning av vad som är allmän handling. Följden blir då att de nekar att lämna ut på felaktiga grunder. För att kunna vara offentlig måste en handling först vara allmän. Handlingen är allmän om den är antingen inkommen till, utskickad från eller upprättad hos en myndighet och, i det senare fallet, tillhör att avslutat ärende. Allmänna handlingar ska lämnas ut om de inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Handlingar som inte är allmänna får, men måste inte, lämnas ut. ”Arbetsmaterial” är ett begrepp som ibland ges en allt för vid tolkning. Arbetsmaterial är handlingar som producerats hos en myndighet och som tillhör ett pågående ärende. Ett vanligt fel är att tjänstemannen tror att alla handlingar som ingår i ett pågående ärende utgör arbetsmaterial. Men det är fel. En handling i ett pågående ärende som skickats ut från myndigheten eller inkommit dit blir allmän. Att ärendet inte är avslutats har då ingen betydelse. Ett avvikelse från detta är det så kallade delningsundantaget. Det innebär att myndigheten kan skicka ett utkast till handling för att på synpunkter från någon utomstående. Handlingen blir då inte allmän vare sig hos den avsändande myndigheten eller hos mottagaren. Men däremot blir svaret från mottagaren allmän handling. Se RÅ 1999 ref 36. En bra sak att känna till är att vissa myndigheter är uppdelade i flera sådana. Det gäller för kommuner och regioner. Här är de olika facknämnderna och deras förvaltningar vanligtvis egna myndigheter. Handlingar som utväxlas mellan dessa blir allmänna. Det framgår exempelvis av målet 94-14 (Kammarrätten i Göteborg). När ett ärende avslutats, ofta genom ett beslut, blir handlingar som utgjort arbetsmaterial ofta allmänna. En minnesanteckning blir normalt sett inte allmän om den inte arkiveras efter beslut i ärendet. En myndighetsföreträdares kalender är inte allmän handling. När det gäller mejl och sms avgör innehållet och mellan vilka personer mejlet utväxlats. (Se avsnittet om mejl). I domen 195-09 Sundsvall slås fast att sms är allmän handling. En logglista över inkomna och avsända mejl är allmän handling. Det framgår av målet 6569-16 (Högsta förvaltningsrätten). Det förekommer att politiker och tjänstemän tar emot och skickar handlingar genom sina privata e-postadresser i hopp om att undvika insyn. Adressen är dock inte avgörande. Innehåll i handlingar och i vilken egenskap en kommunföreträdaren har när hen skickar/tar emot dem avgör. Om handlingen rör tjänsten är den att anse som inkommen/utskickad även om den skickats till eller från en privat e-postadress. Det framgår av JO:s uttalande 9123-21. Pappershandlingar som tas emot av myndighetens företrädare blir allmänna när detta sker oavsett om det är i myndighetens lokaler eller någon annanstans. En handling kan vara ett dokument. Men även ljud- och bildupptagningar, kartor, foton m m. Av målet 3408-2002 (Kammarrätten i Göteborg) framgår att en modell av planerad bebyggelse är en handling. Ljud- och bildupptagningar ska finnas tillgängliga hos en myndighet. Men de är inte skyldiga att redigera inspelningar eller att lämna ut som fil. En lösning är att komma till myndighetens lokaler och själv spela in när ljud och bilder spelas upp. Begreppet ”potentiell handling” gäller datalagrad information som en myndighet i sin ordinarie verksamhet kan sammanställa och skriva ut. Potentiella handlingar är allmänna. Ett exempel är en myndighets redovisningssystem där man kan göra önskade uttag av uppgifter om kostnader och intäkter för hela eller delar av verksamheten under utvalda perioder. En förutsättning för att vara allmän handling är att uttaget kan göras med ”rutinbetonade åtgärder”. Det kan exempelvis handla om att myndigheten måste sammanställa information genom olika sökningar i flera olika system eller program. Ett riktvärde i sådana här sammanhang brukar vara att tidsåtgång längre än fyra timmar innebär att arbetet ligger utanför begreppet ”rutinbetonade åtgärder”. Det är alltså både tidsåtgången och hur myndigheten system är uppbyggda som styr. Vad som är ”rutinbetonade åtgärder” eller inte samt hur lätt/svårt det egentligen är att ta fram information är så klart svårt att bedöma för en utomstående. Erfarenheten är att domstolarna litar på myndigheternas påståenden. Beviskravet på motsatsen därmed hamnar på den som begärt ut en handling, vilket så klart inte är lätt att uppfylla. Handlingar som utväxlats med eller finns hos konsulter kan vara både allmänna och inte allmänna. Se vidare om detta i avsnittet om konsulter.
  • Your First FAQ Question
    Your relevent FAQ answer.