{"id":139,"date":"2024-01-08T12:24:25","date_gmt":"2024-01-08T11:24:25","guid":{"rendered":"https:\/\/fojo.se\/offentlighetsjouren\/?page_id=139"},"modified":"2024-01-16T13:29:46","modified_gmt":"2024-01-16T12:29:46","slug":"offentlighetsprincipen","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/fojo.se\/offentlighetsjouren\/offentlighetsprincipen\/","title":{"rendered":"Offentlighetsprincipen"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Offentlighetsprincipen<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
Nyckelinformation f\u00f6r journalister<\/h6>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Texterna nedan refererar till en l\u00e5ng rad dokument och beslut. De allra flesta av dem g\u00e5r att hitta med en enkel googling, eller s\u00e5 s\u00f6ker du p\u00e5 allmanhandling.se.<\/a><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tDiarief\u00f6ring<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t

Om allm\u00e4nheten\u00a0<\/strong>ska kunna anv\u00e4nda sig av handlingsoffentligheten fullt ut, m\u00e5ste den kunna f\u00e5 \u00f6verblick \u00f6ver de handlingar som finns hos v\u00e5ra myndigheter. D\u00e4rf\u00f6r har myndigheterna en skyldighet att uppr\u00e4tta register \u00f6ver sina allm\u00e4nna handlingar. Det framg\u00e5r av 5 kap. 1 \u00a7 offentlighets- och sekretesslagen, OSL. Man s\u00e4ger att myndigheterna har en registreringsskyldighet \u2013 att de m\u00e5ste diarief\u00f6ra sina allm\u00e4nna handlingar. N\u00e4r begreppet diarief\u00f6ring anv\u00e4nds i nedanst\u00e5ende text avses den registrering som regleras i 5 kap. 1\u20132 \u00a7\u00a7 OSL.\u00a0<\/p>

Rutinen att<\/strong>\u00a0l\u00f6pande registrera handlingar i takt med att de kommer in eller uppr\u00e4ttas ger inte bara \u00f6verblick, utan ska ocks\u00e5 minska risken f\u00f6r m\u00f6rkl\u00e4ggning. Om en handling \u00e4r registrerad i ett offentlig diarium blir det sv\u00e5rare f\u00f6r myndigheten att f\u00f6rneka dess existens, \u00e4r tanken. Det bygger f\u00f6rst\u00e5s p\u00e5 att myndighetsanst\u00e4llda plikttroget registrerar de handlingar som omfattas av registreringsskyldigheten. Tyv\u00e4rr slarvas det en del p\u00e5 den punkten, men det fungerar tillr\u00e4ckligt ofta f\u00f6r at diarierna ska fylla en funktion f\u00f6r den som letar efter allm\u00e4nna handlingar.\u00a0<\/p>

Att diarief\u00f6ra<\/strong>\u00a0\u00e4r f\u00f6rst\u00e5s \u00e4ven till hj\u00e4lp f\u00f6r myndigheterna sj\u00e4lva i deras l\u00f6pande arbete. Verksamheten hos en myndighet genererar drivor av dokumentation och det g\u00e4ller att h\u00e5lla ordning p\u00e5 alla papper och filer. Till syvende och sist \u00e4r det \u00e4nd\u00e5 allm\u00e4nhetens insyn som motiverar best\u00e4mmelsen i OSL 5:1.<\/p>

\u201dReglerna b\u00f6r syfta till att garantera allm\u00e4nhetens r\u00e4tt att f\u00e5 tillg\u00e5ng till allm\u00e4nna handlingar. Detta kan i vissa fall komma att inneb\u00e4ra krav p\u00e5 l\u00e4ngre g\u00e5ende registrerings\u00e5tg\u00e4rder eller andra \u00e5tg\u00e4rder \u00e4n vad som \u00e4r motiverat fr\u00e5n rent administrativa utg\u00e5ngspunkter\u201d \/<\/em>Prop. 1979\/80:2 del A, s. 354<\/p>

M\u00e5nga<\/strong>\u00a0myndigheter<\/strong>\u00a0har ett centralt register \u00f6ver sina allm\u00e4nna handlingar, men det \u00e4r inget krav (R\u00c5 1991 ref. 50<\/a><\/strong>). Det \u00e4r allts\u00e5 till\u00e5tet att ha separata diarier f\u00f6r vissa verksamheter eller handlingstyper inom en myndighet. Enligt JK b\u00f6r en myndighet dock efterstr\u00e4va att samtliga diarier \u00e4r tillg\u00e4ngliga fr\u00e5n en och samma terminal f\u00f6r den som vill ta del av handlingar (JK 396-98-22). Om en myndighet anv\u00e4nder sig av flera diarier m\u00e5ste allm\u00e4nheten f\u00e5 information om det n\u00e4r den kontaktar myndigheten f\u00f6r att ta del av diariet (se\u00a0JO 1990\/91 s. 375\u00a0och\u00a0JO 3579-05).\u00a0<\/p>

Numera \u00e4r<\/strong>\u00a0myndigheternas diarier digitala, vilket betyder att du kan beg\u00e4ra skr\u00e4ddarsydda utdrag som visar just den \u00e4rendetyp, verksamhet eller tidsperiod som intresserar dig. En s\u00e5dant utdrag \u00e4r en s\u00e5 kallad potentiell handling som du har r\u00e4tt att f\u00e5 ut om den kan sammanst\u00e4llas med rutinbetonade \u00e5tg\u00e4rder. Du kan till exempel beg\u00e4ra en lista \u00f6ver alla skrivelser som kom in till en myndighet under f\u00f6rra veckan eller alla \u00e4renden av en viss typ som har registrerats de senaste fem \u00e5ren.\u00a0<\/p>

De flesta\u00a0<\/strong>myndigheter har s\u00e5 kallade registratorer anst\u00e4llda. P\u00e5 den tiden d\u00e5 myndigheterna fr\u00e4mst kommunicerade med omv\u00e4rlden via papperspost kom merparten av alla korrespondens in till registraturen centrala post\u00f6ppning. D\u00e4r diarief\u00f6rdes den som inkommande handlingar av just registratorerna. P\u00e5 samma s\u00e4tt gick mycket av den utg\u00e5ende posten via registraturen. Nu har uppgiften att diarief\u00f6ra spridits ut p\u00e5 fler yrkesgrupper. Det beror p\u00e5 att mejl och annan elektronisk kommunikation ofta g\u00e5r direkt till de enskilda tj\u00e4nstem\u00e4nnen p\u00e5 myndigheten utan att passera registraturen. I m\u00e5nga fall loggar tj\u00e4nstem\u00e4nnen sj\u00e4lva in p\u00e5 myndighetens digitala diariesystem och registrerar handlingarna.\u00a0<\/p>

Registratorerna<\/strong>\u00a0har fortfarande ett \u00f6vergripande ansvar f\u00f6r diarief\u00f6ringen, och de brukar ha bra koll p\u00e5 vilka handlingar som f\u00f6rekommer p\u00e5 myndigheten. De kan med andra ord ge god v\u00e4gledning till den som letar efter handlingar. Ofta har de en gemensam funktionsbrevl\u00e5da dit man kan mejla f\u00f6rfr\u00e5gningar. Adressen brukar finnas p\u00e5 myndighetens hemsida. Ett annat s\u00e4tt att n\u00e5 dessa personer \u00e4r att ringa v\u00e4xeln och be att f\u00e5 tala med \u201dregistrator\u201d, \u201dregistraturen\u201d eller \u201ddiariet\u201d. Finns handlingen du efterfr\u00e5gar i ett p\u00e5g\u00e5ende \u00e4rende \u00e4r det vanligt att du blir h\u00e4nvisad vidare till handl\u00e4ggaren i det \u00e4rendet. \u00c4r \u00e4rendet avslutat kopplas du kanske till arkivet i st\u00e4llet.\u00a0<\/p>

Vad ska registret inneh\u00e5lla?<\/strong>\u00a0Av OSL 5:2\u00a0<\/strong>framg\u00e5r att registret \u00f6ver allm\u00e4nna handlingar hos en myndighet ska inneh\u00e5lla f\u00f6ljande uppgifter:<\/p>

  1. datum d\u00e5 handlingen kom in eller uppr\u00e4ttades,<\/li>
  2. diarienummer eller annan beteckning handlingen f\u00e5tt vid registreringen,<\/li>
  3. i f\u00f6rekommande fall uppgifter om handlingens avs\u00e4ndare eller mottagare, och<\/li>
  4. i korthet vad handlingen r\u00f6r.\u00a0<\/li><\/ol>

    Uppgifterna i<\/strong>\u00a0punkt 1 och 2 \u00e4r obligatoriska. Det \u00e4r uppgifter som \u201dpraktiskt taget aldrig kommer att omfattas av sekretess\u201d som det st\u00e5r i f\u00f6rarbetena. De obligatoriska uppgifterna ska vara \u201d\u2026en garanti mot att existensen av en sekretessbelagd handling h\u00e5lls hemlig, l\u00e5t vara att de uppgifter som st\u00e5r att finna i ett register kan vara begr\u00e4nsade\u201d (prop. 1979\/80:2 del A, s 359).\u00a0<\/p>

    Uppgifterna i<\/strong>\u00a0punkt 3 och 4 ska d\u00e4remot utel\u00e4mnas om de \u00e4r hemliga. \u201dF\u00f6r att fylla sitt syfte m\u00e5ste ju registret kunna h\u00e5llas allm\u00e4nt tillg\u00e4ngligt\u201d, som det st\u00e5r i f\u00f6rarbetena (prop. 1979\/80:2, Del A, s. 358). Vem som helst ska kunna dyka upp p\u00e5 myndigheten och g\u00e5 igenom registret utan att personalen f\u00f6rst m\u00e5ste g\u00f6r en sekretesspr\u00f6vning och maskera eventuella hemliga uppgifter. Det bygger p\u00e5 att myndigheten inte f\u00f6r in hemliga uppgifter i det diarium som man \u00e4r skyldig att h\u00e5lla allm\u00e4nt tillg\u00e4ngligt. I fallet\u00a0JO 2014\/15 s. 630\u00a0h\u00e4vdade Ungdomsstyrelsen att namnen p\u00e5 personer som hade beg\u00e4rt ut allm\u00e4nna handlingar fr\u00e5n myndigheten var sekretessbelagda. \u00c4nd\u00e5 hade dessa namn f\u00f6rts in i diariet. JO skrev: \u201dOm det funnits sk\u00e4l att med st\u00f6d av reglerna i OSL sekretessbel\u00e4gga namnen borde dessa inte ha f\u00f6rts in i diariet\u201d.\u00a0<\/p>

    Vad \u00e4r det<\/strong>\u00a0d\u00e5 f\u00f6r pr\u00f6vning som myndigheten ska g\u00f6ra n\u00e4r den avg\u00f6r om avs\u00e4ndare\/mottagare och vad handlingen r\u00f6r ska utel\u00e4mnas i diariet? Av f\u00f6rarbetena framg\u00e5r att det handlar om att bed\u00f6ma risken f\u00f6r att ett sekretesskyddat intresse skadas om en viss uppgift tas in i diariet.<\/p>

    \u201d\u2026uppgift som r\u00f6r en handlings avs\u00e4ndare, ingivare eller mottagare eller dess inneh\u00e5ll skall utel\u00e4mnas eller s\u00e4rskiljas om det beh\u00f6vs av sekretessk\u00e4l.\u201d \/Prop. 1979\/80:2, del A, s. 358<\/em><\/p>

    De h\u00e4r pr\u00f6vningen<\/strong>\u00a0\u00e4r lite udda eftersom en sekretesspr\u00f6vning som regel sker i f\u00f6rh\u00e5llande till en viss s\u00f6kande. I det h\u00e4r fallet g\u00f6rs pr\u00f6vningen p\u00e5 f\u00f6rhand, utan att myndigheten k\u00e4nner till vem som senare kommer att ta del av diariet och f\u00f6r vilka syften. I f\u00f6rarbetena kan man l\u00e4sa f\u00f6ljande:<\/p>

    \u201dVid pr\u00f6vningen av om vissa uppgifter s\u00e5lunda skall utel\u00e4mnas har myndigheten att till\u00e4mpa de materiella sekretessreglerna i lagen.\u201d\u00a0\/Prop. 1979\/80:2, del A, s. 358<\/em><\/p>

    I beslutet\u00a0<\/strong>JO 2014\/15 s. 630\u00a0skriver JO att \u201d\u2026pr\u00f6vningen ska g\u00f6ras enligt reglerna i OSL, dvs. en best\u00e4mmelse om sekretess m\u00e5ste vara till\u00e4mplig f\u00f6r att myndigheten ska kunna underl\u00e5ta att registrera en uppgift om avs\u00e4ndare eller mottagare\u201d.\u00a0<\/p>

    En avs\u00e4ndares<\/strong>\u00a0namn kan till exempel vara hemligt om socialtj\u00e4nsten har f\u00e5tt in ett brev fr\u00e5n en enskild person. Tanken \u00e4r att ingen ska beh\u00f6va skylta med sina kontakter med sociala myndigheter (se exempelvis\u00a0KR Sundsvall 2049-02). I andra fall kan avs\u00e4ndaren vara offentlig men \u00e4rendet s\u00e5 k\u00e4nsligt att det inte kan beskrivas i diariet ens \u201di korthet\u201d. Ett exempel p\u00e5 en s\u00e5dan situation \u00e4r den som var aktuell i\u00a0KR G\u00f6teborg 2063-17. D\u00e4r bed\u00f6mde kammarr\u00e4tten att det var hemligt om F\u00f6rs\u00e4kringskassan hade skickat in en IT-incidentrapport till Myndigheten f\u00f6r samh\u00e4llsskydd och beredskap.\u00a0<\/p>

    N\u00e4r ska en handling diarief\u00f6ras?<\/strong>\u00a0\u201dAllm\u00e4nna handlingar ska registreras s\u00e5 snart de har kommit in till eller uppr\u00e4ttats hos en myndighet\u201d, st\u00e5r det i OSL 5:1 1 st. Det finns allts\u00e5 ingen exakt tidsgr\u00e4ns i lagen, men JO skriver f\u00f6ljande i beslutet\u00a03579-05:<\/p>

    Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen skall ske s\u00e5 snart det \u00e4r praktiskt m\u00f6jligt. F\u00f6r en handling som kommer in till en myndighet med post ligger det n\u00e4rmast till hands att registrering f\u00f6ljer i omedelbar anslutning till sj\u00e4lva post\u00f6ppningen. F\u00f6r handlingar som inges till myndigheten p\u00e5 annat s\u00e4tt \u00e4r det \u00f6nskv\u00e4rt att de diarief\u00f6rs i n\u00e4ra anslutning till ingivandet. I normalfallet b\u00f6r registrering ske senast p\u00e5f\u00f6ljande arbetsdag.<\/em><\/p>

    Handlingar som inte beh\u00f6ver registreras<\/strong>\u00a0F\u00f6r det f\u00f6rsta \u00e4r det bara allm\u00e4nna handlingar som m\u00e5ste registreras, vilket framg\u00e5r av OSL 5:1 1 st. F\u00f6r det andra finns det undantag fr\u00e5n registreringsskyldigheten \u00e4ven n\u00e4r det g\u00e4ller allm\u00e4nna handlingar. Tre av dem framg\u00e5r av OSL 5:1 2\u20134 st:<\/p>

    1. Om en myndighet har ett datasystem och l\u00e5ter en annan myndighet f\u00e5 tillg\u00e5ng till detta, \u00e4r det bara den f\u00f6rsta myndigheten som ska registrera de handlingar som f\u00f6rekommer i systemet (OSL 5 :1 2 st).<\/li>
    2. Handlingar som inte omfattas av sekretess beh\u00f6ver inte registreras om de h\u00e5lls ordnade p\u00e5 annat s\u00e4tt (OSL 5:1 3 st).<\/li>
    3. Allm\u00e4nna handlingar av uppenbart ringa betydelse f\u00f6r myndighetens verksamhet beh\u00f6ver varken registreras eller h\u00e5llas ordnade (OSL 5:2 4 st).<\/li><\/ol>

      H\u00e4r ska vi<\/strong>\u00a0f\u00f6rst titta n\u00e4rmare p\u00e5 undantaget i best\u00e4mmelsens tredje stycke d\u00e4r det st\u00e5r: \u201dHandlingar som inte omfattas av sekretess beh\u00f6ver inte registreras om de h\u00e5lls ordnade s\u00e5 att det utan sv\u00e5righet kan fastst\u00e4llas om de har kommit in eller uppr\u00e4ttats\u201d. Det framg\u00e5r inte av lagtexten vem som \u201dutan sv\u00e5righet\u201d ska kunna fastst\u00e4lla vad som har kommit in eller uppr\u00e4ttats. Det skulle kunna vara myndighetens egen personal. Men uttalanden i f\u00f6rarbetena talar f\u00f6r att det \u00e4r allm\u00e4nheten som avses. I propositionen till den tidigare sekretesslagen st\u00e5r det att en myndighet ska h\u00e5lla \u201d\u2026handlingarna s\u00e5 ordnade att den utomst\u00e5ende sj\u00e4lv kan skaffa sig en \u00f6verblick \u00f6ver dem\u201d (prop. 1979\/80:2 del A, s 355). I ett fall som g\u00e4llde intresseanm\u00e4lningar och ans\u00f6kningar till en ledig tj\u00e4nst som inte hade diarief\u00f6rts var JO kritisk till att myndigheten inte heller h\u00f6ll dem ordnade s\u00e5 att det \u201d\u2026utan hj\u00e4lp av ett register\u2026 var m\u00f6jligt f\u00f6r en utomst\u00e5ende att vid ett bes\u00f6k hos myndigheten skapa sig en bild av vilka ans\u00f6kningar och intresseanm\u00e4lningar som kommit in\u201d (JO 1990\/91 s. 409). I fallet\u00a0JO 1995\/96 s. 489\u00a0konstaterade JO att en samling handlingar som h\u00e5lls ordnade p\u00e5 annat s\u00e4tt inte f\u00e5r blandas med handlingar som omfattas av sekretess. Det h\u00e4r eftersom allm\u00e4nheten d\u00e5 inte kan \u201d\u2026till\u00e5tas att p\u00e5 egen hand skaffa sig en \u00f6verblick \u00f6ver vilka handlingar som finns d\u00e4r\u201d.\u00a0<\/p>

      N\u00e4r det g\u00e4ller<\/strong>\u00a0handlingar i \u00e4renden kan myndigheten g\u00f6ra s\u00e5 att den bara registrerar den f\u00f6rsta handlingen och sedan h\u00e5ller \u00f6vriga handlingar ordnade i akten med en kort anteckning f\u00f6r varje handling p\u00e5 aktkappan eller i dagboksbladet (JO 1991\/92 s. 124).\u00a0<\/p>

      En myndighet\u00a0<\/strong>kan ocks\u00e5 h\u00e5lla handlingar av en viss typ ordnade i kronologisk eller alfabetisk ordning i en p\u00e4rm som representanter f\u00f6r allm\u00e4nheten sedan kan bl\u00e4ddra i sj\u00e4lva. Att h\u00e5lla handlingar ordnade i st\u00e4llet f\u00f6r att diarief\u00f6ra dem kallas ocks\u00e5 f\u00f6r systematisk ordning:<\/p>

      \u201dMed systematisk ordning avses att handlingarna h\u00e5lls samlade p\u00e5 ett konsekvent och \u00f6verblickbart s\u00e4tt som \u00e4r begripligt \u00e4ven f\u00f6r en utomst\u00e5ende. Det kan till exempel inneb\u00e4ra handlingar f\u00f6rvaras i kronologisk eller alfabetisk ordning, efter personnummer*, kurskoder eller p\u00e5 liknande s\u00e4tt.\u201d<\/em>\u00a0\/Lunds universitets Handbok i dokumenthantering<\/em><\/p>

      * Se dock JK:s beslut i diarienummer\u00a0396-98-22\u00a0d\u00e4r JK ifr\u00e5gas\u00e4tter om det \u00e4r l\u00e4mpligt att sortera till exempel f\u00f6rordnanden i personnummerordning. Det h\u00e4r eftersom det \u00e4r l\u00e4ttare att hitta bland f\u00f6rordnandena om de \u00e4r sorterade i alfabetisk ordning efter namnet p\u00e5 den som har blivit f\u00f6rordnad.<\/p>

      JO har i\u00a0<\/strong>ett beslut uttalat att myndigheter m\u00e5ste vara konsekventa i fr\u00e5gan om handlingar av ett visst slag ska registreras eller h\u00e5llas ordnade p\u00e5 annat s\u00e4tt. Det duger inte att g\u00f6ra olika fr\u00e5n fall till fall (JO 1995\/96 s. 485).\u00a0<\/p>

      Att ge direkt<\/strong>\u00a0tillg\u00e5ng utan f\u00f6rhandskontroll fungerar inte f\u00f6r handlingar som inneh\u00e5ller uppgifter som omfattas av sekretess. En myndighet kan inte l\u00e5ta allm\u00e4nheten bl\u00e4ddra fritt bland handlingar som inneh\u00e5ller potentiellt hemliga uppgifter. Den typen av handlingar kan bara l\u00e4mnas ut efter en sekretesspr\u00f6vning i det enskilda fallet. F\u00f6r handlingar som omfattas av sekretess g\u00e4ller allts\u00e5 huvudregeln att de ska diarief\u00f6ras. Om en handling \u00e4r hemlig ska det \u00e5tminstone vara offentligt att den existerar, \u00e4r lagstiftarens tanke. D\u00e5 kan representanter f\u00f6r allm\u00e4nheten beg\u00e4ra en pr\u00f6vning av om handlingen ska l\u00e4mnas ut eller inte (prop. 1979\/80:2, del A, s. 359).\u00a0<\/p>

      I OSL 5:1 3 st<\/strong>\u00a0finns en regel som s\u00e4ger att handlingar av uppenbart ringa betydelse f\u00f6r myndighetens verksamhet inte beh\u00f6ver vare sig registreras eller h\u00e5llas ordnade p\u00e5 annat s\u00e4tt. Det g\u00e4ller \u00e4ven om de inneh\u00e5ller hemliga uppgifter (JO 6579-2016). I f\u00f6rarbetena n\u00e4mns n\u00e5gra exempel p\u00e5 s\u00e5dana handlingar\u00a0(prop. 1979\/80:2 del A, s. 356<\/em>\u2013357):<\/p>