En myndighet får inte ha en generell policy om att inte faxa kopior av allmänna handlingar. Det måste göras en bedömning i varje enskilt fall. Om den enskilde har som önskemål att få en kopia via fax så ska myndigheten lämna ut kopian på önskat sätt om det inte finns några omständigheter som talar emot detta. Omständigheter som talar emot kan vara att det inte finns någon fax på myndigheten, att den är trasig, att begäran gäller väldigt många handlingar eller att handlingens innehåll är känsligt.